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L’unica cosa che accomuna tutti i soggiorni nelle strutture di vacanza, come b&b o hotel è il check-in. D’altronde è una procedura inevitabile e standard, spesso macchinosa e capace di far perdere tempo tanto al receptionist quanto al viaggiatore. Quante volte avete visto la coda davanti al banco e sentito le lamentele degli ospiti?
Non c’è scampo, né per te albergatore, che devi farlo, né per gli avventori. Perciò al netto del fatto che il check-in in hotel non si può evitare, cosa possiamo fare per renderlo il più rapido ed efficiente possibile?
Se sei un albergatore non puoi perdere questo articolo per scoprire gli errori più comuni del check-in in hotel e le risorse per risparmiare tempo prezioso e accogliere quanti più ospiti possibile nel minor tempo possibile!
Table of Contents
Cosa vuol dire il check-in?
Significato del Check-In e check out in Hotel: come funziona?
Iniziamo dalla definizione: il check-in in hotel è il processo attraverso il quale un ospite si registra, di solito presso la reception, al momento dell’arrivo.
La procedura di registrazione dell’identità è la parte fondamentale, durante la quale gli ospiti devono fornire i loro dati alla reception, come i propri documenti di identità (passaporto o carta d’identità), per completare la registrazione. Perché è obbligatorio? L’identificazione è legata a motivi di sicurezza, necessari per l’adempimento di requisiti legali.
Durante il processo di check-in, possono essere richieste informazioni aggiuntive come l’indirizzo di residenza, il numero di telefono di contatto, ecc. Questi dettagli aiutano l’hotel a personalizzare il soggiorno dell’ospite in base alle sue esigenze e preferenze.
Dopo aver completato la registrazione, all’ospite viene assegnata una stanza e vengono fornite informazioni rilevanti al riguardo.
Un albergatore sa bene che per questo tipo di procedure è necessario un software gestionale, che consente di registrare e archiviare in modo sicuro i dati degli ospiti, gestire le prenotazioni, controllare la disponibilità delle stanze e facilitare la comunicazione tra il personale dell’hotel. É uno strumento indispensabile per l’efficienza di un albergo. Dovrebbe, inoltre, essere collegato al Channel Manager, che consente di far confluire tutte le prenotazioni provenienti dai canali di distribuzione, come Booking, Sito web dell’hotel, Trivago, ecc, nel gestionale.
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L'importanza di una procedura di Check-In alberghiero scorrevole
È fondamentale sottolineare che una procedura di check-in in hotel efficace può contribuire a creare un’esperienza positiva per gli ospiti e a instaurare un buon rapporto tra gli ospiti e l’albergo. Può a tutti gli effetti essere considerato il primo passo per la fidelizzazione del cliente o almeno per una buona recensione su TripAdvisor! Con molta probabilità, l’arrivo alla reception, è il primo contatto umano che ha il cliente con i membri dello staff. Ci potrebbe essere stata una chiamata o lo scambio di qualche messaggio, ma durante il macchinoso, ma inevitabile processo del check-in, l’efficienza e la gentilezza sono le parole d’ordine.
Uno studio condotto da J.D. Power, ha rivelato che l’efficienza del processo di check-in in hotel ha un impatto significativo sulla soddisfazione complessiva degli ospiti negli Stati Uniti. Inoltre, un rapporto pubblicato da Hospitality Technology ha evidenziato che l’87% degli ospiti considera il processo di check-in rapido ed efficiente un fattore importante per la scelta di un hotel. Booking.com, a questo proposito ha condotto una intervista, mostrando che ben il 68% degli ospiti intervistati ritiene che un check-in veloce e senza intoppi contribuisce in modo significativo alla loro soddisfazione complessiva durante il soggiorno.
Come migliorare il check-in in hotel?
L’efficienza del check-in può essere migliorata adottando diverse strategie. Una delle opzioni è l’introduzione del check-in online o self-check-in, che sta diventando sempre più popolare perché accelera notevolmente il processo al momento dell’arrivo e dà all’albergatore la possibilità di dedicarsi ad altre attività.
Mettiti nei panni dei tuoi ospiti e pensa a quanto questo potrebbe migliorare la valutazione generale del soggiorno nella tua struttura ricettiva. Non solo, pensa anche al personale del tuo hotel e al tempo risparmiato. Basta davvero poco per rendere un soggiorno soddisfacente dell’accettazione alla reception al giorno della partenza
Errori comuni da evitare durante il check-In
– Partiamo dal più ovvio: Mancanza di personale. Se durante l’alta stagione lavori ad alto ritmo, anche il numero del personale deve aumentare! Gestire il flusso ed evitare le code sarà più facile.
– Carenza di formazione del personale. Spesso si sottovaluta questo punto, ma è importante. Il personale deve essere formato e aggiornato, cosa che ridurrà anche al minimo gli errori. Investire tempo e risorse nella loro formazione, significa investire nel tuo hotel. Oltretutto, più cose sanno fare in autonomia e meno verrai chiamato a risolvere problemi. Il tuo personale deve, inoltre, conoscere bene il gestionale che usi nel tuo albergo, per strutturarlo al meglio e trovare tutte le informazioni necessarie.
– Mancanza di informazioni chiare e dettagliate: Comunicare in modo chiaro agli ospiti le informazioni necessarie per il check-in, come l’ubicazione della reception, le procedure di registrazione e le eventuali informazioni aggiuntive che potrebbero essere richieste. Ciò evita confusione e domande superflue da parte degli ospiti. Risultato? Tutti risparmiano tempo e nervi.
– Problemi con la distribuzione delle chiavi della camera. Se sono magnetiche, verifica sempre che le chiavi siano disponibili e funzionanti prima dell’arrivo degli ospiti.
– Implementare un sistema di check-in online o auto check-in nell’hotel per consentire agli ospiti di completare il processo in anticipo o di effettuarlo autonomamente. Questo riduce i tempi di attesa e semplifica il processo di registrazione.
Come Amenitiz può ottimizzare il processo di Check-In in albergo
Self online check in hotel: Il check-in automatico e anticipato che rivoluzionerà la vita a te e ai tuoi ospiti.
Come abbiamo visto, curare il check-in in hotel è necessario per dare agli ospiti un servizio soddisfacente e per liberarti da un processo macchinoso. Il gestionale di Amenitiz, tra le sue funzioni, ha anche quella dell’auto check-in, che come abbiamo visto è utile per snellire il processo. Vediamo come funziona e come può aiutarti.
É una funzione che permette agli ospiti di effettuare il check-in in modo automatico grazie al gestionale di Amenitiz, senza la necessità di interagire con il personale della struttura ricettiva. Vien da sé che questa funzione offre comodità e flessibilità tanto agli ospiti quanto ai gestori della struttura.
Funziona grazie all’aromatizzazione dell’invio di alcune mail email, che possono essere personalizzate in base alle tue necessità e guidano l’ospite nella registrazione. Includono la richiesta di informazioni identificative, come una copia del documento di identità.
Grazie a un’ integrazione è possibile, inoltre, recuperare le informazioni direttamente dalla fotocamera del computer “scansionando” l’ID del viaggiatore. Questo rende possibile regolare i dettagli, in modo che il receptionist possa concentrarsi sul benvenuto, migliorando l’intera esperienza dell’ospite.
Grazie ad AmenitizPay, puoi anche gestire le pre-autorizzazioni delle carte di credito o i pagamenti anticipati per il soggiorno, garantendo una maggiore sicurezza nelle transazioni.
Quali sono i benefici per te e per i tuoi ospiti?
1- Efficienza: puoi dimenticarti delle lunghe file alla reception, e consentire agli ospiti di accedere alle camere in modo rapido e senza intoppi. Invia in automatico le schedine alloggiati e i dati ISTAT.
2- Flessibilità: Gli ospiti possono effettuare il check-in a qualsiasi ora, riducendo la rigidità degli orari di arrivo.
3- Maggiore sicurezza: Con la verifica dell’identità e la gestione delle pre-autorizzazioni delle carte di credito, l’auto check-in aiuta a garantire la sicurezza delle operazioni.
4- Riduzione dei costi: L’auto check-in consente al personale della struttura di concentrarsi su altre attività, riducendo i costi operativi.
5- Esperienza dell’ospite migliorata: L’auto check-in offre agli ospiti un’esperienza moderna e senza complicazioni, migliorando la loro soddisfazione complessiva.
Check-in in hotel: cosa abbiamo imparato?
È evidente che il check-in, in quanto passaggio obbligatorio è un momento chiave del soggiorno. A livello tecnico deve essere effettuato con precisione ed efficienza, per rendere fluido e snello l’arrivo in struttura degli ospiti. Documenti di identità e chiavi magnetiche devono essere maneggiate con la destrezza di un giocoliere con coltelli. Questo garantisce le migliori condizioni già dall’arrivo. E le felici conseguenze riguardano la soddisfazione del cliente, che è la chiave di volta di questo lavoro. La loro soddisfazione farà la tua fortuna e li spingerà a tornare, consigliarti, lasciarti buone recensioni e darà a te una soddisfazione impagabile, oltre che tanti soldi – che non sono male!
Ora che sai tutto, mettiti all’opera e inizia il cammino verso l’eccellenza!