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Run operations on the go and grow your property management business.Hai mai sentito parlare delle schedine alloggiati?
Se hai un albergo, un b&b, gestisci degli appartamenti turistici e strutture ricettive di questo tipo oppure stai pesando di entrare in affari, è fondamentale che tu sappia di cosa stiamo parlando perché la loro compilazione è obbligatoria per tutte le strutture ricettive in Italia.
In questo articolo, ti parlerò di tutto ciò che devi sapere sulle schedine alloggiati, dalla loro ragion d’essere ai passi per poterla compilare e inviare, sia in maniera manuale, sia servendoti di software che lo fanno al posto tuo, in grado di farti risparmiare tempo.
Table of Contents
Cos'è la Scheda Alloggiati - ISTAT? Compilare il modulo
La schedina alloggiati è un modulo che gli albergatori sono tenuti a compilare con i dati di tutti i clienti che alloggiano nella propria struttura.
Queste informazioni vengono poi trasmesse alla Questura locale tramite il Portale Alloggiati della Polizia di Stato. La scheda alloggiati serve per monitorare i flussi turistici sul territorio e per fini di sicurezza e prevenzione.
Perché è obbligatorio inviare la Scheda Alloggiati alla questura?
Questa normativa prevede che qualsiasi struttura ricettiva (alberghi, b&b, agriturismi, etc.) debba comunicare i dati dei propri ospiti alle autorità di pubblica sicurezza.
L’obbligo di compilare la schedina alloggiati viene spesso vissuto dagli albergatori come un peso amministrativo, perché è un macchinoso passaggio da compire obbligatoriamente ogni volta che si riceve un ospite, ma ha una funzione di sicurezza per l’intera comunità. Infatti, non solo serve per questioni legate alle statistiche del Paese, ma anche – e soprattutto – per questioni di tutela e sicurezza. Se, ad esempio, un ospite fosse coinvolto in un reato queste schedine servirebbero a chiarire la sua identità.
Come funziona il servizio delle schedine alloggiati sul portale web
Dal 2006 le schedine alloggiati vengono compilate direttamente online tramite il portale alloggiati.poliziadistato.it.
Devi registrare la tua struttura per ottenere le credenziali per accedere al portale. Dopodiché, potrai inserire i dati degli ospiti, controllare lo storico e scaricare le ricevute. La trasmissione online sostituisce la vecchia pratica di compilazione cartacea.
Il vantaggio è che le schedine vengono inviate in tempo reale senza necessità di recarsi ogni volta in questura come in passato.
Inserimento online: quando va compilata la schedina alloggiati?
La schedina alloggiati va compilata al momento dell’arrivo di ciascun ospite e inviata entro le 24 ore successive. Eventuali variazioni (partenze anticipate, modifiche) vanno comunicate entro 24 ore sempre alla questura, tramite lo stesso portale.
Anche in caso di soggiorni brevi di una sola notte, c’è l’obbligo di trasmettere i dati degli alloggiati. Una mancata o ritardata comunicazione può comportare sanzioni amministrative.
Quali Dati Devono Essere Comunicati?
Nella schedina alloggiati vanno riportati diversi dati, cosa che rende la compilazione lenta e macchinosa:
- Dati anagrafici completi dell’ospite
- Estremi del documento di identità
- Data di arrivo e partenza prevista
- Cittadinanza
- Recapiti
In caso di minori, vanno indicati i dati dei genitori o degli esercenti la potestà genitoriale. I dati degli ospiti possono essere distrutti, ma le ricevute devono essere conservate dai gestori, in forma digitale per 5 anni.
Come inviare le schedine alloggiati?
Come abbiamo detto, la prima cosa da fare è fare regolare domanda alla questura locale per ottenere l’autorizzazione e la necessaria certificazione digitale, quindi un username che servirà a impostare una password per accedere a un’area riservata.
Di seguito ti fornisco una guida passo a passo per usare il portale alloggiati web della Polizia di stato.
Come inviare le schedine alloggiati?
Come abbiamo detto, la prima cosa da fare è fare regolare domanda alla questura locale per ottenere l’autorizzazione e la necessaria certificazione digitale, quindi un username che servirà a impostare una password per accedere a un’area riservata.
Di seguito ti fornisco una guida passo a passo per usare il portale alloggiati web della Polizia di stato.
Installazione del Certificato di Sicurezza:
- Accedi al servizio tramite il sito alloggiatiweb.poliziadistato.it
- Nella sezione “Accedi al servizio”, clicca su “Scarica il certificato digitale”.
- Inserisci “Nome utente” e “Password” forniti dalla questura.
- Scarica il certificato digitale.
- Installa il certificato nel tuo browser.
- Ricorda che il certificato va rinnovato ogni 2 anni.
Invio delle Schedine Alloggiati:
- Torna alla pagina “Accesso al Servizio”.
- Clicca su “Area di Lavoro”.
- Autenticati inserendo “Nome utente” e “Password”.
- Clicca su “Accedi”.
- Nella sezione di sinistra, troverai il Menu con diverse opzioni.
- Scegli se inserire le schedine alloggiati online o caricarle tramite un file txt.
Caricamento del File sul Portale Alloggiati Web:
- Seleziona “Invio File” dall’area riservata.
- Clicca su “Sfoglia” e carica il file txt contenente le informazioni degli alloggiati.
- Seleziona “Elabora” per verificare il formato e il contenuto del file.
- Clicca su “Invia” per registrare le schedine alloggiati presso la questura.
Rinnovo del Certificato Digitale:
- Dopo due anni, a partire da 10 giorni prima della scadenza, accedi al servizio.
- Clicca su “Scarica certificato digitale”.
- Inserisci “Nome utente” e “Password”.
- Clicca su “Abilita emissione” per revocare il vecchio certificato.
- Clicca su “Nuovo Certificato” dopo pochi secondi.
- Scarica il nuovo certificato e segui le istruzioni per l’installazione.
Ricorda che questa è solo una guida generale e potrebbero esserci variazioni o aggiornamenti nel processo, quindi mantieni sempre sotto controllo il sito per le comunicazioni ufficiali.
Come ti aiuta Amenitiz a compilare le schedine alloggiati? Risparmia 2 ore al giorno
Una maniera per liberarsi da questa noiosa procedura è servirsi di un software come Amenitiz, che mette a disposizione dei suoi utenti uno strumento di compilazione automatica, sicuro e in grado di farti risparmiare tempo prezioso nella gestione quotidiana.
Non richiede costi aggiuntivi e potrai scegliere di volta in volta se servirtene e, quindi, inviare automaticamente le informazioni alla questura oppure se farlo manualmente. Vediamo come funziona!
Usarlo è semplicissimo: Ti basterà compilare una sola volta tutte le informazioni nel gestionale di Amenitiz per poi automatizzare la procedura. Questo ti dà la possibilità di impostare anche delle mail informative automatiche da inviare al cliente prima del soggiorno.
Dopo aver impostato il check-in online dal gestionale di Amenitiz tutto sarà automatizzato e l’Invio delle schedine alloggiati alla polizia avverrà alle 23 del giorno del check-in. Nel caso in cui tu voglia inviarle prima, puoi sempre cliccare su “Invia manualmente”.
Il gioco è fatto! Un scelta semplice che ti consente di risparmiare fino a 2 ore al giorno.
Scheda Alloggiati: FAQ
1- Come scaricare schedine alloggiati?
Accedendo all’area riservata del Portale Alloggiati è possibile scaricare il modello di scheda in formato PDF.
2- Cosa succede se non si procede a registrare gli alloggiati alla polizia? Sanzioni per mancata comunicazione
La mancata o ritardata comunicazione può comportare una sanzione amministrativa da € 109 a € 1.084. Qualsiasi impedimento, anche tecnico come maltempo, deve essere comunicato a sua volta alla questura e le schedine alloggiati potranno essere inviate tramite posta certificata o presentandosi di persona alla questura locale,
3- Come recuperare schedine alloggiati?
Nell’area riservata del Portale Alloggiati è possibile consultare lo storico degli inserimenti fatti e recuperare le ricevute.