Gérer la comptabilité de son hôtel

Comme dans toute activit� la comptabilit� est un �l�ment-cl�. Pour pouvoir s�assurer du bon fonctionnement de son activit� h�teli�re il est primordial d�avoir une bonne comptabilit�.
Pour les h�tels et h�bergements touristiques lors de votre comptabilit� il vous faudra d�finir vos recettes. 

Celles-ci sont majoritairement dues aux clients : il vous faudra vous assurer que toutes les factures de vos clients soient � jour. Il ne faut rien omettre, les extras, les suppl�ments tous doit appara�tre clairement afin de faciliter le travail comptable. 

Puis vos principaux axes de d�penses : ici il s�agira d�analyser les co�ts de la structure : pour cette partie il faut se concentrer sur tous ce que co�te la partie structure, les d�penses pour l��nergie que demande votre structure, les r�parations, travaux, �quipements…

Et enfin p�le tr�s important de d�pense les employ�s et donc les salaires.

I) Les erreurs classiques � �viter

Dans un premier temps nous allons voir ensemble les quatre erreurs classiques commises en comptabilit�.

1-Erreur de saisie

C�est l�erreur la plus fr�quente et une des plus probl�matiques. En effet un chiffre mal not�, une virgule mal plac�e, une inversion des donn�es… et c�est tout votre r�sultat qui est faux. Il faut donc faire tr�s attention lors de la saisie des informations et se relire plusieurs fois afin de s�assurer l�exactitude de ses r�sultats.

2-Oubli de donn�es

C�est une erreur tr�s souvent commise en particulier dans le secteur h�telier, l�oublie de donn�es. Pour un seul client de nombreuses factures peuvent �tre �tablies en fonction des extras choisis. Ces factures arrivent souvent au fur et � mesure du s�jour et ne sont donc pas forc�ment pr�sentes lors de la premi�re facturation. Il faut donc toujours penser � rajouter toutes ces factures annexes et ne pas en oublier, pour avoir une comptabilit� juste.  

3-La perte de factures

Cette erreur peut sembler absurde pour certaine personne. Mais dans de nombreux �tablissements h�teliers � la gestion dite � familiale � et � traditionnelle �, la perte de factures est bien r�elle. Si vous fonctionner encore avec des factures papier il se peut que certaines se perdent dans vos nombreux dossiers. Pour �tre s�re de ne pas en perdre la solution digitale reste la meilleure option et la plus �cologique. ?Plus d�impression des factures, envoyez-les � vos clients par mail et classez-les dans un dossier et le tour est jou�. En cas de peur de perte des donn�es n�h�sitez pas dupliquer vos dossiers et � les enregistrer sur diff�rents supports : disque dur, cl� USB, cloud…

4-M�langer son compte personnel et professionnel 

Cette derni�re erreur est tr�s fr�quente encore une fois pour les activit�s h�teli�res dite � familiale �. En effet il n�est pas rare que les comptes personnels des g�rants et celui de l�h�tel soit souvent m�lang�. En plus d��tre une erreur grave car elle fausse votre r�sultat comptable, c�est une faute professionnelle passible de sanction judiciaire car c�est en fait interdit.

Ces quatre erreurs classiques sont facilement �vitables � condition de bien en avoir conscience. Les �viter est un bon moyen pour s�assurer une comptabilit� sans faute.

II) Les sp�cificit�s de la comptabilit� h�teli�re et les astuces pour mieux la g�rer

Rappel des r�glementations et du fonctionnement

Un h�tel est un h�bergement qui propose des chambres, ou appartements meubl�s � la location pour une client�le de passage. Ces locations sont �tablies sur une p�riode journali�re, hebdomadaire ou mensuelle. ?� cette location d�espace peut s�ajouter des extras de type : restauration, service de conciergerie, espace bien �tre. Comme tous les secteurs l�h�tellerie doit ob�ir � un certain nombre de r�gles : hygi�ne, s�curit�, affichage, d�bit de boissons (en cas de bar ou restauration).

. Prix et facturation

A- Le prix 

Lors de la location d�une chambre � un client, un h�tel doit imp�rativement fournir une note d�taill�e des prestations choisies. Si vous ne savez pas comment d�finir le prix de votre chambre la r�gle de base est 1/100�me du co�t de sa construction. Cette technique permet d�avoir des prix adapt�s au standing de l�h�tel car plus un h�tel a eu un co�t de construction �lev� et plus le prix de la chambre sera haut. Cette technique vous permettra de d�finir un prix de � base �. � partir du quel vous pourrez d�finir le prix des autres prestations. Ce prix est bien s�r modulable et ne s�appliquera pas pour toutes les chambres mais pour une cat�gorie. Une fois vos prix �tablis vous devez les communiquer au COMMISSAIRE AU TOURISME. 

B � La TVA et taxe de s�jour 

En France TOUTES les prestations d�h�bergement sont factur�es � 7 % de TVA. Pour ce qui est de la taxe de s�jour elle est fix�e par la commune o� est implant� l��tablissement et doit �tre factur�e au client. 

Notre outil pratique : que vous r�alisiez votre comptabilit� vous-m�me ou que vous ayez un comptable, l�important pour une comptabilit� facile et efficace c�est d�avoir de bonnes factures. ?Amenitiz vous propose un PMS intuitif et efficace pour la gestion de vos factures. Cet outil essentiel � toute gestion h�teli�re vous permettra de voir en un coup d��il la situation de vos paiements, de suivre, d�envoyer et d��diter vos factures, le tout en quelques clics ! V�ritable gain de temps pour votre comptabilit� c�est LE moyen de ne plus se tromper. Enfin vous pourrez exporter facilement vos rapports financiers.

. La marge commerciale

Il est tr�s important de conna�tre sa marge, pour pouvoir d�velopper son h�tel. La marge dite brute repr�sente 70% � 75% du chiffre d�affaires si l�h�tel � un restaurant et 90% s�il n�en a pas.

Il est important pour conna�tre sa marge de bien calculer ses charges externes ou charges de fonctionnement qui repr�sentent 25% du chiffre d�affaires. 

. La gestion du personnel

Comme expliqu� plus haut, l�un des postes de d�penses les plus importants est la masse salariale. Les salaires prennent 20% � 30% du chiffre d�affaires.

Conclusion

Vous l�aurez compris la comptabilit� n�est pas un casse-t�te chinois. Il y a des moyens simples et efficaces pour r�aliser votre comptabilit�.

� Faites attention aux erreurs courantes �nonc�es au-dessus

� �tablissez clairement vos recettes et vos d�penses

� Ayez une facturation claire et �tablie pour tous vos clients et pour toutes leurs d�penses.

Cependant il est important de noter que plus votre activit� h�teli�re grandira et plus la comptabilit� demandera une attention particuli�re. Pour �viter tous probl�mes restez constamment au courant des r�glementations en mati�re d�affichage, des normes de s�curit� et des normes sanitaires.

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