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Un PMS pour votre hôtel : guide pour bien le choisir

29 Jul, 2020

Le management d’un hôtel indépendant peut être compliqué sans les bons outils. Aujourd’hui pour simplifier la gestion de son hôtel, il faut impérativement passer par le digital.

Vous pouvez trouver sur le marché une multitude d’outils et de solutions digitales pour la gestion de votre établissement hôtelier. Mais comment faire le bon choix ? Comment savoir vers lequel se tourner et pourquoi ?

Cet article répond à toutes ces questions. Il reprend étape par étape les points importants que vous devez prendre en compte lors de la sélection de votre outil.

Les 6 étapes du guide 

1. Savoir à quels besoins il répond

La première et incontournable étape est de savoir à quoi sert précisément le logiciel qui vous est proposé. Quelles sont ses fonctionnalités ? À quels besoins de mon hôtel va-t-il répondre ? 

Il se peut que vous ne sachiez pas forcément définir clairement vos besoins ou encore quelles sont possibilités digitales qui s’offrent à vous. C’est tout à fait normal. 

Voici les fonctionnalités d’un bon PMS : 

Une visualisation globale et détaillée de votre planning de réservation : Voyez votre calendrier dans sa totalité. À savoir les dates passées, les dates présentes et les dates futures. Cette fonctionnalité vous offre une vision infinie et toujours à jour de votre planning. ?

La gestion des réservations : Personnalisez les réservations des clients, l’attribution des chambres, le versement des arrhes… Créez des fiches pour retrouver facilement les informations essentielles des voyageurs : pays d’origine, adresse mail, numéro de téléphone, régime alimentaire. Contrôlez la validité des informations bancaires.

La facturation : Gérez les modes de paiements, déduisez facilement des acomptes déjà versés. Gérez aussi les forfaits demi-pension ou pension complète, éditez des factures sous tous les formats pour vos clients ou vos fournisseurs. 

La gestion des arrivées et des départs : En plus de la vision planning cette option vous permet de voir rapidement les arrivées et départs de la journée, de la semaine ou du mois. Mais aussi de gérer l’enregistrement des voyageurs.

L’analyse et la création de rapports : À partir de l’option de facturation un bon PMS doit être capable de vous fournir des analyses et des rapports précis. C’est idéal pour réaliser vos prévisions annuelles et mensuelles. Ou encore pour ajuster vos commandes et le fonctionnement général de l’hôtel.

Si le logiciel qui vous est présenté répond à ces fonctionnalités, alors vous pouvez continuer son analyse en passant à la phase deux de notre guide.

2. Sa prise en main, son fonctionnement

De belles fonctionnalités sur le papier ne suffisent pas. En pratique ça donne quoi ? C’est la question qu’il faudra vous poser dans un second temps. ??Un bon PMS doit être facile d’utilisation et intuitif. Il doit être fait pour vous faciliter la vie et non vous la compliquer. Sur quoi porter son attention alors ? Lors de la démonstration du produit concentrez-vous sur le « Tableau de Bord ». C’est le lieu de pilotage. C’est de là que vous tout le logiciel se gère. 

Le tableau de bord doit donc être simple avec des indications claires. Un élément qui fait souvent la différence dans le fonctionnement des PMS est la possibilité d’automatisation des tâches. Le logiciel vous permet de faire beaucoup de choses qui demandent chacune beaucoup de temps et d’énergie. Si une fois paramétrées toutes les fonctionnalités peuvent être automatisées, alors là vous gagnerez du temps précieux. 

3. Sa compatibilité avec d’autres logiciels

Le PMS ne représente pas à lui tout seul, tous les outils de gestion pour votre hôtel. D’autres logiciels sont utiles en complément. Mais si vous ne souhaitez pas démultiplier vos accès et vos points de connexion, un bon PMS peut être l’interface de tous ces logiciels. ??Nous voici donc au point 3 de ce guide : misez sur un PMS compatible avec d’autres logiciels et faite en l’interface unique de gestion de tous vos logiciels : Channel Manager, CRM, Yield management, Site internet…??Depuis le « Tableau de bord » dont je vous parlais au-dessus certains PMS vous donne accès et vous permettent de gérer absolument tous vos outils.

4. Son accompagnement client

Le bon moyen de savoir si un logiciel vous correspond est de son histoire et celle du vendeur. En effet l’hôtellerie est un milieu à part, un milieu de passion qui répond à certains codes. Il est important de se tourner vers des logiciels conçus par des personnes du secteur hôtelier. Des personnes qui savent de quoi elles parlent.

Avec cette démarche vous vous assurez une meilleure écoute un meilleur service client. Si vous avez à un moment besoin d’entrer en contact avec l’équipe support client, vous êtes sûr que vous serez compris.

5. La gestion des droits d’accès

Vous l’aurez compris depuis le PMS il est possible de faire de nombreuses choses. Si vous décidez de faire de celui-ci l’interface de tous vos outils de gestion, alors il deviendra un incontournable de votre hôtel. 

Avec un outil de cette envergure, qui gère les réservations, le calendrier des ménages de l’établissement, les factures…, il est important de pouvoir gérer les droits d’accès. ?

Le PMS doit pouvoir être géré par plusieurs personnes et à différents stades. En effet si vous avez l’habitude de gérer les réservations et qu’un jour vous ne pouvez pas le faire. Il vous faudra donner accès à la partie réservation à un autre membre de votre équipe. ??

Il est normal que vous ne vouliez pas donner accès à toutes les parties du PMS à tous vos employés. En effet les femmes de chambre n’ont pas forcément besoin d’avoir accès aux rapports ou aux facturations clients.??C’est pour cela que la gestion des droits d’accès est un point à ne pas négliger.

6 – Son rapport qualité / Prix

Une fois que vous avez vérifié les points précédents il vous restera à savoir si le prix proposé est convenable. Si vous bénéficiez d’un bon prix par rapport au marché, à l’offre et à la concurrence. ??Dans un premier temps et ce comme pour tous les achats, assurez-vous de ce que comprend le prix. Faites bien attention aux prix cachés. Le prix doit être clair et ne doit pas changer si votre offre reste la même. ??Les formules multi options qui s’adaptent à la taille de votre hébergement, sont celles au meilleur rapport qualité/prix.

Avoir tous ses outils digitaux chez un seul fournisseur possède de réels avantages :

  • La centralisation des outils
  • S’assurer une parfaite compatibilité des logiciels entre eux, car tous issus de la même technologie
  • Un prix « de groupe », ne payez pas par logiciel mais pour un ensemble
  • Un support client de qualité, dédié aux logiciels et inclus dans le prix des formules
  • Des formules qui s’adaptent à votre taille. Vous payez uniquement pour ce que vous avez

Si vous suivez les 6 étapes de ce guide vous trouverez la solution la plus adaptée pour vos besoins.
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29 Jul, 2020