Un PMS pour votre hôtel : guide pour bien le choisir

Le management d�un h�tel ind�pendant peut �tre compliqu� sans les bons outils. Aujourd�hui pour simplifier la gestion de son h�tel, il faut imp�rativement passer par le digital.

Vous pouvez trouver sur le march� une multitude d�outils et de solutions digitales pour la gestion de votre �tablissement h�telier. Mais comment faire le bon choix ? Comment savoir vers lequel se tourner et pourquoi ?

Cet article r�pond � toutes ces questions. Il reprend �tape par �tape les points importants que vous devez prendre en compte lors de la s�lection de votre outil.

Les 6 �tapes du guide 

1. Savoir � quels besoins il r�pond

La premi�re et incontournable �tape est de savoir � quoi sert pr�cis�ment le logiciel qui vous est propos�. Quelles sont ses fonctionnalit�s ? � quels besoins de mon h�tel va-t-il r�pondre ? 

Il se peut que vous ne sachiez pas forc�ment d�finir clairement vos besoins ou encore quelles sont possibilit�s digitales qui s�offrent � vous. C�est tout � fait normal. 

Voici les fonctionnalit�s d�un bon PMS : 

Une visualisation globale et d�taill�e de votre planning de r�servation : Voyez votre calendrier dans sa totalit�. � savoir les dates pass�es, les dates pr�sentes et les dates futures. Cette fonctionnalit� vous offre une vision infinie et toujours � jour de votre planning. ?

La gestion des r�servations : Personnalisez les r�servations des clients, l�attribution des chambres, le versement des arrhes… Cr�ez des fiches pour retrouver facilement les informations essentielles des voyageurs : pays d�origine, adresse mail, num�ro de t�l�phone, r�gime alimentaire. Contr�lez la validit� des informations bancaires.

La facturation : G�rez les modes de paiements, d�duisez facilement des acomptes d�j� vers�s. G�rez aussi les forfaits demi-pension ou pension compl�te, �ditez des factures sous tous les formats pour vos clients ou vos fournisseurs. 

La gestion des arriv�es et des d�parts : En plus de la vision planning cette option vous permet de voir rapidement les arriv�es et d�parts de la journ�e, de la semaine ou du mois. Mais aussi de g�rer l�enregistrement des voyageurs.

L�analyse et la cr�ation de rapports : � partir de l�option de facturation un bon PMS doit �tre capable de vous fournir des analyses et des rapports pr�cis. C�est id�al pour r�aliser vos pr�visions annuelles et mensuelles. Ou encore pour ajuster vos commandes et le fonctionnement g�n�ral de l�h�tel.

Si le logiciel qui vous est pr�sent� r�pond � ces fonctionnalit�s, alors vous pouvez continuer son analyse en passant � la phase deux de notre guide.

2. Sa prise en main, son fonctionnement

De belles fonctionnalit�s sur le papier ne suffisent pas. En pratique �a donne quoi ? C�est la question qu�il faudra vous poser dans un second temps. ??Un bon PMS doit �tre facile d�utilisation et intuitif. Il doit �tre fait pour vous faciliter la vie et non vous la compliquer. Sur quoi porter son attention alors ? Lors de la d�monstration du produit concentrez-vous sur le � Tableau de Bord �. C�est le lieu de pilotage. C�est de l� que vous tout le logiciel se g�re. 

Le tableau de bord doit donc �tre simple avec des indications claires. Un �l�ment qui fait souvent la diff�rence dans le fonctionnement des PMS est la possibilit� d�automatisation des t�ches. Le logiciel vous permet de faire beaucoup de choses qui demandent chacune beaucoup de temps et d��nergie. Si une fois param�tr�es toutes les fonctionnalit�s peuvent �tre automatis�es, alors l� vous gagnerez du temps pr�cieux. 

3. Sa compatibilit� avec d�autres logiciels

Le PMS ne repr�sente pas � lui tout seul, tous les outils de gestion pour votre h�tel. D�autres logiciels sont utiles en compl�ment. Mais si vous ne souhaitez pas d�multiplier vos acc�s et vos points de connexion, un bon PMS peut �tre l�interface de tous ces logiciels. ??Nous voici donc au point 3 de ce guide : misez sur un PMS compatible avec d�autres logiciels et faite en l�interface unique de gestion de tous vos logiciels : Channel Manager, CRM, Yield management, Site internet…??Depuis le � Tableau de bord � dont je vous parlais au-dessus certains PMS vous donne acc�s et vous permettent de g�rer absolument tous vos outils.

4. Son accompagnement client

Le bon moyen de savoir si un logiciel vous correspond est de son histoire et celle du vendeur. En effet l�h�tellerie est un milieu � part, un milieu de passion qui r�pond � certains codes. Il est important de se tourner vers des logiciels con�us par des personnes du secteur h�telier. Des personnes qui savent de quoi elles parlent.

Avec cette d�marche vous vous assurez une meilleure �coute un meilleur service client. Si vous avez � un moment besoin d�entrer en contact avec l��quipe support client, vous �tes s�r que vous serez compris.

5. La gestion des droits d�acc�s

Vous l�aurez compris depuis le PMS il est possible de faire de nombreuses choses. Si vous d�cidez de faire de celui-ci l�interface de tous vos outils de gestion, alors il deviendra un incontournable de votre h�tel. 

Avec un outil de cette envergure, qui g�re les r�servations, le calendrier des m�nages de l��tablissement, les factures…, il est important de pouvoir g�rer les droits d�acc�s. ?

Le PMS doit pouvoir �tre g�r� par plusieurs personnes et � diff�rents stades. En effet si vous avez l�habitude de g�rer les r�servations et qu�un jour vous ne pouvez pas le faire. Il vous faudra donner acc�s � la partie r�servation � un autre membre de votre �quipe. ??

Il est normal que vous ne vouliez pas donner acc�s � toutes les parties du PMS � tous vos employ�s. En effet les femmes de chambre n�ont pas forc�ment besoin d�avoir acc�s aux rapports ou aux facturations clients.??C�est pour cela que la gestion des droits d�acc�s est un point � ne pas n�gliger.

6 – Son rapport qualit� / Prix

Une fois que vous avez v�rifi� les points pr�c�dents il vous restera � savoir si le prix propos� est convenable. Si vous b�n�ficiez d�un bon prix par rapport au march�, � l�offre et � la concurrence. ??Dans un premier temps et ce comme pour tous les achats, assurez-vous de ce que comprend le prix. Faites bien attention aux prix cach�s. Le prix doit �tre clair et ne doit pas changer si votre offre reste la m�me. ??Les formules multi options qui s�adaptent � la taille de votre h�bergement, sont celles au meilleur rapport qualit�/prix.

Avoir tous ses outils digitaux chez un seul fournisseur poss�de de r�els avantages :

• La centralisation des outils
• S�assurer une parfaite compatibilit� des logiciels entre eux, car tous issus de la m�me technologie
• Un prix � de groupe �, ne payez pas par logiciel mais pour un ensemble
• Un support client de qualit�, d�di� aux logiciels et inclus dans le prix des formules
• Des formules qui s�adaptent � votre taille. Vous payez uniquement pour ce que vous avez

Si vous suivez les 6 �tapes de ce guide vous trouverez la solution la plus adapt�e pour vos besoins.
Vous �tes propri�taires d�un h�tel et vous souhaitez passer au digital ? D�couvrez tous nos outils digitaux gr�ce � la d�monstration gratuite.