Todo lo que necesitas saber sobre el registro de huéspedes de la policía: qué es y cómo hacerlo

Si tienes una propiedad vacacional, el registro de huéspedes policía es, seguramente, una de las tareas con las que lidias a diario, ya que es una de las obligaciones indispensables para los alojamientos turísticos en España. Este requisito legal no solo asegura una gestión adecuada de la información de los huéspedes, sino que también protege tanto a los viajeros como a los propietarios. A lo largo de este artículo, desglosaremos todo lo que necesitas saber sobre este trámite, desde su definición hasta cómo llevarlo a cabo eficientemente.

¿Qué es el registro de huéspedes de la policía?

El registro de huéspedes por parte de la policía nacional es un mecanismo legal que obliga a los alojamientos turísticos a mantener una lista actualizada de todos sus clientes. Este proceso implica recolectar datos personales de los viajeros mayores de 16 años durante el check-in y enviar esta información a las autoridades.

Requisitos y cumplimiento del registro de viajeros

Para estar a la orden con este trámite, debes tener en cuenta lo siguiente:

✅ Todos los registros de viajeros deben organizarse y conservarse durante un mínimo de tres años, ya sea en un formato físico o digital
✅ El parte debe contener un mínimo de 100 páginas y un máximo de 500
✅ El historial debe estar disponible para su inspección por parte de la policía nacional o guardia civil
✅ El registro debe realizarse en un plazo determinado desde la llegada del huésped, generalmente dentro de las 24 horas siguientes a la entrada

Documentación necesaria para el registro

Para llevar a cabo este registro, es vital contar con ciertos documentos, incluyendo un documento de identidad o una autorización por parte de la persona responsable, así como la declaración responsable de inicio de actividad (DRIA). Adicionalmente, deberás presentar un documento que pruebe la propiedad.

Cómo hacer el registro de huéspedes en línea

Aunque antes el sitio web de la policía nacional facilitaba este trámite mediante una opción llamada “Registro Directo de Registros”, ahora es a través de la plataforma SES.HOSPEDAJES, que forma parte del Ministerio de Interior, donde deberás completar un formulario por cada viajero, introduciendo datos como:

1. Número del documento de identidad
2. Tipo de documento
3. Fecha de expedición
4. Nombre
5. Primer apellido
6. Segundo apellido
7. Sexo
8. Fecha de nacimiento
9. País de nacionalidad
10. Fecha de entrada

Este método digital representa una opción eficiente para que cumplas con las regulaciones sin cometer errores que puedan resultarte en sanciones.

Qué hacer antes de mandar el registro de huéspedes

Antes de enviar el registro de viajeros a la policía a través de la plataforma SES.HOSPEDAJES, debes seguir algunos pasos importantes para garantizar que el trámite se realice correctamente.

1️⃣ Registro en la plataforma: Antes de poder enviar cualquier información, debes estar registrado en la aplicación SES.HOSPEDAJES. Este proceso implica proporcionar información básica para crear una cuenta, así como crear un usuario y contraseña.

2️⃣ Recopilación de información del huésped: Debes recopilar toda la información necesaria de los viajeros. Esto incluye nombre completo, número de identificación o pasaporte, nacionalidad, fecha de nacimiento, y fechas de llegada y salida.

3️⃣ Verificar la información: Asegúrate de que los datos recopilados sean correctos y estén completos. La información debe coincidir con los documentos de identificación proporcionados por el huésped.

4️⃣ Digitalización de documentos: Si la plataforma lo permite, es recomendable tener una copia digital de los documentos de identificación de los huéspedes. Algunas plataformas permiten adjuntar estos documentos al registro.