Tout ce que vous devez savoir sur la règle NF525 en 2026

La certification NF525 représente aujourd'hui un enjeu majeur pour tous les hôteliers indépendants en France. Avec l'entrée en vigueur des nouvelles obligations le 1er mars 2026, la norme NF525 devient incontournable pour tout établissement utilisant un logiciel de caisse enregistreuse.

Cette réglementation anti-fraude à la TVA transforme profondément la manière dont les hôtels gèrent leurs encaissements et leurs transactions financières.

Pour les propriétaires d'hôtels indépendants de 3 à 30 chambres, comprendre les implications de cette certification NF525 est essentiel. Au-delà de l'obligation légale, il s'agit d'un investissement dans la transparence fiscale et la sécurité de vos données.

Cet article vous guide à travers tous les aspects de la NF525 : de son origine aux démarches pratiques, des avantages aux risques encourus, en passant par la liste des logiciels certifiés adaptés à votre établissement.

Le certificat NF impose aux logiciels de caisse et systèmes d'encaissement de respecter quatre principes fondamentaux, regroupés sous l'acronyme ISCA :

1. Inaltérabilité : Les données enregistrées ne peuvent être modifiées ou supprimées sans laisser de trace. Chaque transaction, correction ou annulation est journalisée de manière permanente.
2. Sécurisation : Toutes les transactions doivent être protégées par signature numérique ou hachage cryptographique, permettant de vérifier leur intégrité à tout moment.
3. Conservation : Les enregistrements doivent être stockés pendant au moins 6 ans (7 ans si l'exercice fiscal est décalé), dans un format sécurisé et accessible.
4. Archivage : Les données doivent pouvoir être exportées dans un format lisible et structuré, facilitant les contrôles fiscaux de l'administration.

Qui a créé la certification NF525 et pourquoi ?

La Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) a initié cette réglementation en réponse à un problème majeur : la fraude à la TVA par manipulation des systèmes de caisse. Selon les estimations gouvernementales, cette fraude coûtait à l'État français environ 17 milliards d'euros annuellement avant 2018.

Les "caisses permissives" permettaient aux commerçants de supprimer des transactions, de modifier les montants ou d'effacer l'historique des ventes. La certification NF525 rend ces manipulations techniquement impossibles grâce à des mécanismes de contrôle stricts.

INFOCERT et AFNOR sont les deux seuls organismes accrédités pour délivrer la Certification NF525 en France. Ces institutions garantissent que les éditeurs de logiciels respectent non seulement les exigences techniques, mais aussi les normes de qualité ISO 9001 et ISO 25051.

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Pourquoi la NF525 est-elle importante pour l'industrie hôtelière ?

Impact sur la gestion hôtelière quotidienne

Pour les hôtels indépendants, la caisse enregistreuse NF525 transforme plusieurs aspects de la gestion quotidienne. Cette certification garantit une traçabilité complète de toutes les transactions : restauration, bar, spa, boutique ou services annexes. Chaque encaissement est horodaté, sécurisé et archivé automatiquement.

Cette transparence présente de nombreux avantages opérationnels :

• Comptabilité simplifiée : Les exports de données structurées facilitent le travail avec votre expert-comptable
• Gestion de trésorerie optimisée : Le suivi en temps réel des encaissements améliore votre vision financière
• Réduction des erreurs : L'impossibilité de modifier les transactions élimine les écarts de caisse liés aux manipulations
• Contrôles fiscaux facilités : En cas d'audit, vous disposez d'un historique complet et incontestable

La certification NF assure également une meilleure protection contre la fraude interne. Vos équipes ne peuvent pas supprimer ou modifier des transactions, ce qui renforce la sécurité financière de votre établissement.

Protection contre la fraude et conformité réglementaire

La norme NF525 s'inscrit dans une démarche plus large de dématérialisation fiscale. À partir du 1er septembre 2026, la réforme de la facturation électronique obligera toutes les entreprises françaises à émettre et recevoir des factures via des plateformes agréées. La NF525 prépare votre hôtel à cette transition numérique en garantissant l'intégrité de vos données d'encaissement.

Pour les hôtels recevant des clients particuliers (B2C), la certification INE (Inaltérabilité, Numérisation, Enregistrement) garantit que les informations collectées via les systèmes de caisse sont fiables et transmissibles aux autorités fiscales dans le cadre de l'e-reporting.

Cette conformité réglementaire protège votre établissement de plusieurs risques :

• Sanctions financières importantes en cas de contrôle fiscal
• Redressement fiscal si des anomalies sont détectées
• Perte de crédibilité auprès des clients professionnels exigeant des factures conformes
• Complications lors de la revente de votre établissement

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Quelles entreprises sont concernées par la NF525 ?

Critères d'application pour les hôtels

La réglementation NF525 s'applique à tous les établissements hôteliers assujettis à la TVA qui utilisent un logiciel ou un système d'encaissement pour enregistrer des paiements de clients particuliers (B2C). Concrètement, voici les situations concernées :

Hôtels obligatoirement concernés :

• Hôtels indépendants de toutes tailles (de 3 à 30 chambres et plus)
• Chambres d'hôtes commerciales dépassant certains seuils de TVA
• Hôtels-restaurants avec points de vente multiples (bar, restaurant, spa)
• Établissements saisonniers ou à ouverture temporaire
• Locations meublées de tourisme classées soumises à TVA

Points de vente concernés dans votre hôtel :

• Réception (ventes de boissons, articles divers)
• Restaurant et room service
• Bar et lounge
• Spa et centre de bien-être
• Boutique de souvenirs ou produits locaux
• Location d'équipements (vélos, matériel de sport)

La loi ne vous oblige pas à posséder une caisse enregistreuse tactile, mais dès que vous utilisez un logiciel pour enregistrer des transactions, celui-ci doit être certifié. Même une simple tablette avec une application de caisse est soumise à cette obligation.

Cas particuliers et exemptions

Certaines situations particulières méritent clarification :

Vous êtes concerné si :

• Vous utilisez un logiciel de gestion hôtelière (PMS) avec module de caisse intégré
• Vous facturez des prestations à des clients particuliers, même occasionnellement
• Votre établissement fonctionne en franchise (chaque point de vente doit être certifié)

Vous n'êtes pas directement concerné si :

• Vous travaillez exclusivement en B2B avec facturation professionnelle
• Vous n'utilisez aucun logiciel de caisse (encaissement manuel uniquement)
• Vous êtes sous le régime de la franchise en base de TVA (mais attention aux seuils)

Attention : Même si vous n'étiez pas concerné auparavant, vérifiez votre situation. L'évolution de votre chiffre d'affaires peut vous faire basculer dans l'obligation de TVA et donc dans le champ d'application de la NF525.

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Comment rester légal à la NF525 ?

Échéancier 2025-2026 : dates clés à retenir

La transition vers la certification obligatoire se déroule en trois phases critiques :

Phase 1 : Jusqu'au 31 août 2025

‍Les auto-attestations éditeurs étaient encore acceptées comme preuve de conformité. Cette période de tolérance est désormais terminée.

Phase 2 : Du 1er septembre 2025 au 28 février 2026

Seuls les logiciels répondant à l'un de ces critères sont acceptés :

• Certification NF525 ou LNE déjà obtenue
• Preuve d'engagement dans un processus de certification (contrat signé avec INFOCERT ou LNE, devis accepté, commande confirmée)
• Certificat de conformité délivré par l'éditeur (valable uniquement si le processus de certification est en cours)

Phase 3 : À partir du 1er mars 2026

Seules les caisses enregistreuses entièrement certifiées NF525 ou LNE seront autorisées. Les auto-certifications et certificats éditeurs ne seront plus reconnus. L'absence de certification expose à une amende immédiate.

Actions concrètes pour assurer votre conformité

Étape 1 : Audit de votre situation actuelle

‍Identifiez tous les points de vente et logiciels de caisse utilisés dans votre hôtel. Contactez chaque éditeur pour obtenir la preuve de certification nf525 officielle. Vérifiez la validité du certificat sur le site marque-nf.com ou infocert.org.

Étape 2 : Anticipez le changement si nécessaire

‍Si votre logiciel actuel n'est pas certifié ou si l'éditeur n'a pas engagé de démarche, changez de solution immédiatement. Le délai pour obtenir une certification complète peut prendre plusieurs mois. Privilégiez des solutions tout-en-un intégrant PMS, Channel Manager, Booking Engine et AmenitizPay avec certification de caisse incluse.

Étape 3 : Conservez les preuves de conformité

‍Conservez précieusement :

• Le certificat NF525 avec numéro d'enregistrement
• Les attestations de conformité annuelles (la certification doit être renouvelée chaque année)
• Les preuves de paiement et contrats avec les éditeurs certifiés
• L'historique complet de vos sauvegardes de données (6 à 7 ans)

Étape 4 : Formez vos équipes

‍Sensibilisez votre personnel à l'importance de la certification. Expliquez que toute tentative de contournement ou manipulation est désormais impossible et sanctionnée. Assurez-vous que chacun comprend les nouvelles procédures d'encaissement.

Étape 5 : Préparez-vous aux contrôles fiscaux

‍En cas de visite de l'administration fiscale, vous devez pouvoir présenter immédiatement :

• Le certificat NF525 de votre logiciel
• Les journaux d'audit et historiques de transactions
• Les exports de données dans le format requis
• La documentation technique fournie par l'éditeur

Sanctions en cas de non-conformité

Les pénalités sont dissuasives et s'appliquent strictement depuis 2018 :

Amende forfaitaire : 7 500 € par logiciel non conforme

‍Cette sanction s'applique à chaque point de vente équipé d'un logiciel non certifié. Si vous avez 3 points d'encaissement (réception, restaurant, bar) avec des systèmes non conformes, l'amende peut atteindre 22 500 €.

Mise en demeure de mise en conformité : 60 jours

‍Après constat de non-conformité, vous disposez de 60 jours pour régulariser la situation. Passé ce délai, l'amende est maintenue et peut être renouvelée lors de chaque contrôle ultérieur.

Redressement fiscal

‍Au-delà de l'amende, l'administration peut engager un redressement fiscal complet si elle soupçonne des manipulations ou des dissimulations de chiffre d'affaires. Les pénalités de retard et majorations peuvent alors représenter des sommes considérables.

Conséquences commerciales

‍La non-conformité peut également affecter :

• Votre réputation auprès des clients professionnels
• Les audits qualité des plateformes de réservation
• La valorisation de votre établissement en cas de vente
• Vos relations avec les experts-comptables et commissaires aux comptes

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Comment obtenir la certification NF525 ?

Pour les hôteliers : choisir un logiciel certifié

Bonne nouvelle : Vous n'avez pas à obtenir la certification vous-même. C'est la responsabilité de l'éditeur du logiciel que vous utilisez. Votre rôle consiste à sélectionner une solution déjà certifiée et à conserver les preuves de cette certification.

Comment vérifier la certification d'un logiciel ?

1. Demandez le certificat officiel à l'éditeurLe document doit mentionner :

• Le nom exact du logiciel et sa version
• Le nom de l'éditeur
• L'organisme certificateur (INFOCERT/AFNOR ou LNE)
• Le numéro de certification
• La date de délivrance et de validité

2. Vérifiez en ligne sur les sites officiels

• Site AFNOR Certification : marque-nf.com
• Site INFOCERT : infocert.org
• Site LNE : lne.fr

3. Recherchez le logo de certification

‍Les logiciels certifiés affichent généralement le logo NF525 (bleu et blanc) ou LNE sur leur documentation et interface.

4. Exigez une attestation de suivi annuel

‍La certification doit être renouvelée chaque année. Demandez la preuve que l'éditeur maintient sa conformité à jour.

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Pour les éditeurs de logiciels : le processus de certification

Si vous développez votre propre solution ou souhaitez comprendre le processus, voici les étapes complètes :

Étape 1 : Inscription et audit initial (1-2 mois)

• Contactez INFOCERT ou LNE pour demander un formulaire d'identification
• Recevez un devis pour l'audit de conformité (coûts variables selon la complexité)
• Acceptez l'offre et signez le contrat de certification

Étape 2 : Réception et intégration des règles (2-6 mois)

• Recevez le référentiel détaillé de certification (plus de 100 pages de spécifications techniques)
• Participez à une formation d'une demi-journée proposée par INFOCERT
• Modifiez votre code source pour intégrer tous les mécanismes requis :
  • Hachage cryptographique de chaque transaction
  • Journalisation inaltérable des événements
  • Clôtures périodiques (journalières, mensuelles, annuelles)
  • Mécanismes de sauvegarde et d'export sécurisés

Étape 3 : Audit de conformité (1-2 mois)

• Un auditeur examine votre code source et l'infrastructure
• Tests fonctionnels de tous les scénarios d'utilisation
• Vérification de la documentation utilisateur et technique
• Contrôle des processus de maintenance et de mise à jour

Étape 4 : Délivrance du certificat (1 mois)

• Si l'audit est concluant, le certificat est émis
• Vous recevez le droit d'apposer le logo NF525 ou LNE
• Publication de votre certification sur les sites officiels

Étape 5 : Surveillance annuelle (permanente)

• Audits de contrôle chaque année pour maintenir la certification
• Notification obligatoire de toute modification majeure du logiciel
• Renouvellement automatique si conformité maintenue

Coûts à prévoir :

• Audit initial : 3 000 à 15 000 € selon la complexité du logiciel
• Surveillance annuelle : 1 500 à 5 000 €
• Formations et accompagnement : 500 à 2 000 €
• Développements internes : variables (temps développeur)

Le délai total entre l'inscription et l'obtention de la certification varie entre 3 et 12 mois selon la maturité du logiciel et les ressources de l'éditeur.

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Avantages et inconvénients de la certification NF525

Avantages pour les hôtels indépendants

1. Sécurité juridique et protection contre les sanctions : La certification vous protège des amendes de 7 500 € par logiciel. En cas de contrôle fiscal, vous démontrez immédiatement votre conformité, ce qui rassure l'administration et évite les procédures longues et coûteuses.

2. Transparence financière renforcée : Les mécanismes d'inaltérabilité garantissent que vos comptes reflètent la réalité exacte de votre activité. Cette transparence facilite :

• Les analyses de rentabilité par service (restaurant, bar, spa)
• Les négociations bancaires pour des financements
• Les démarches de valorisation en cas de vente de l'établissement
• La confiance de vos investisseurs ou associés

3. Simplification de la gestion comptable : Les exports automatisés au format requis par l'administration fiscale réduisent considérablement le temps passé sur la comptabilité. Votre expert-comptable dispose de données structurées, complètes et fiables, ce qui diminue ses interventions et donc vos honoraires comptables.

4. Protection contre la fraude interne : La certification élimine les risques de détournements par manipulation des caisses. Vos équipes ne peuvent ni supprimer ni modifier de transactions, ce qui protège votre trésorerie. Les tentatives de fraude sont enregistrées et détectables, créant un effet dissuasif.

5. Amélioration de l'image de marque : Afficher votre conformité NF525 démontre votre professionnalisme et votre intégrité fiscale. Les clients professionnels (entreprises, agences de voyage) apprécient de travailler avec des établissements transparents et conformes aux réglementations.

6. Préparation à la dématérialisation 2026 : La certification NF525 prépare votre infrastructure IT pour l'obligation de facturation électronique qui s'appliquera à toutes les entreprises françaises à partir de septembre 2026. Vous prenez de l'avance sur cette transformation numérique majeure.

7. Accès aux données analytiques avancées : Les logiciels certifiés offrent généralement des fonctionnalités d'analyse poussées : suivi des ventes par période, identification des produits performants, analyse des habitudes de consommation. Ces informations vous aident à optimiser votre offre et votre rentabilité.

Inconvénients et défis à anticiper

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1. Investissement financier initial : Le passage à un logiciel certifié peut représenter un coût :

• Achat ou abonnement à une nouvelle solution : 30 à 200 €/mois selon les fonctionnalités
• Matériel compatible (tablettes, imprimantes thermiques, lecteurs de cartes) : 500 à 3 000 €
• Formation du personnel : temps et éventuellement coûts de formation externe

2. Période de transition et adaptation : Le changement de logiciel de caisse nécessite :

• Migration des données existantes (clients, produits, tarifs)
• Apprentissage de la nouvelle interface par vos équipes
• Ajustement des procédures internes
• Période de rodage avec risques de ralentissement temporaire du service

3. Dépendance vis-à-vis de l'éditeur : Une fois équipé d'un logiciel certifié, vous dépendez de l'éditeur pour :

• Les mises à jour de conformité (chaque changement réglementaire)
• Le support technique en cas de problème
• La pérennité de la solution (que se passe-t-il si l'éditeur cesse son activité ?)
• Le maintien de la certification annuelle

4. Contraintes techniques supplémentaires : Les exigences de certification imposent :

• Des sauvegardes régulières et sécurisées (stockage cloud ou serveur dédié)
• Une connexion internet stable pour les solutions SaaS
• Du matériel compatible avec les normes de sécurité
• Des procédures de mise à jour rigoureuses (planifiées, testées, documentées)

5. Limitation de la flexibilité opérationnelle : L'inaltérabilité des données signifie que :

• Vous ne pouvez plus "arranger" des erreurs de caisse a posteriori
• Les annulations doivent suivre des procédures strictes et tracées
• Les remises ou gestes commerciaux doivent être codifiés à l'avance
• La fermeture de caisse devient une opération irréversible

6. Complexité pour les établissements multi-sites : Si vous gérez plusieurs établissements ou franchises :

• Certifier chaque point de vente individuellement
• Synchroniser les données entre tous les sites
• Multiplier les coûts de licence et de maintenance
• Former l'ensemble du personnel de façon homogène

Balance coûts/bénéfices : Malgré ces inconvénients, le bilan reste largement positif. Les coûts d'investissement sont rapidement amortis par les gains de productivité, la réduction des risques de fraude et l'évitement des amendes potentielles. L'obligation légale ne laisse de toute façon pas d'alternative.

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Liste de 8 logiciels certifiés pour la norme NF525 pour les hôtels

Voici une sélection rigoureusement vérifiée de solutions logicielles certifiées NF525, particulièrement adaptées aux hôtels indépendants de 3 à 30 chambres :

1. Amenitiz - Solution tout-en-un pour hôtels indépendants

• Certification : NF525 via INFOCERT
• Spécificité : PMS complet avec Channel Manager, Booking Engine, Website Builder, et Système de Paiement Intégré.‍
• Idéal pour : Hôtels de 3 à 30 chambres cherchant une solution unique pour toute leur gestion‍
• Points forts : Interface multilingue (FR, ES, IT, PT, UK), support dédié, AmenitizPay intégré‍
• Site web : amenitiz.com/fr

2. Winhôtel / Asterio (Sequoiasoft)

• Certification : NF525 par AFNOR Certification
• Spécificité : Solution historique française, 100% cloud, spécialisée hôtellerie-restauration
• Idéal pour : Hôtels-restaurants, hôtels avec spa, établissements multi-activités
• Points forts : Gestion complète hôtel + restauration dans une seule interface
• Site web : sequoiasoft.com

3. OsmoVentes (Osmozis)

• Certification : NF525 certifié
• Spécificité : Caisse tactile spécialisée camping, hôtellerie de plein air et hôtellerie
• Idéal pour : Hôtels saisonniers, établissements avec multiples points de vente
• Points forts : Compatible paiement RFID (bracelet électronique), gestion stocks avancée
• Site web : osmozis.com

4. Scrigno Suite (Infinity)

• Certification : NF525 par INFOCERT + PCI-DSS
• Spécificité : PMS web avec double certification sécurité
• Idéal pour : Hôtels exigeants en matière de sécurité des paiements
• Points forts : Hébergement datacenter certifié, idéal chaînes internationales
• Site web : gpdati.com

5. Zelty

• Certification : Certification LNE / NF525
• Spécificité : Solution caisse restaurant, bar, hôtel-restaurant
• Idéal pour : Hôtels avec restaurant gastronomique ou food truck
• Points forts : Interface intuitive, commande tablette serveur, cuisine connectée
• Site web : zelty.fr

6. Innovorder

• Certification : NF525 par AFNOR depuis 2016
• Spécificité : Caisse tactile multi-supports (iPad, Android, PC)
• Idéal pour : Établissements recherchant flexibilité matérielle
• Points forts : Application mobile, bornes de commande, paiement mobile
• Site web : innovorder.com

7. LM Hospitality - AirKitchen

• Certification : NF525 certifié
• Spécificité : Caisse restauration connectée à la gestion hôtelière
• Idéal pour : Hôtels 3-4 étoiles avec restaurant traditionnel
• Points forts : Interface cuisine, gestion allergènes, traçabilité HACCP
• Site web : lundimatin.co.uk

8. Lightspeed Restaurant (avec module NF525)

• Certification : NF525 option France
• Spécificité : Solution internationale adaptée au marché français
• Idéal pour : Hôtels avec ambitions internationales ou chaînes
• Points forts : Analytics avancés, intégrations multiples (Deliveroo, Uber Eats)
• Site web : lightspeedhq.fr

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Comment choisir le bon logiciel pour votre hôtel ?

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Critères de sélection essentiels :

1. Vérification de la certification : Exigez le certificat officiel AFNOR ou LNE avec numéro d'enregistrement
2. Compatibilité avec votre activité : Besoin PMS complet ou simple caisse restaurant ?
3. Évolutivité : Le logiciel peut-il grandir avec votre établissement ?
4. Support client : Disponibilité en français, réactivité, formation incluse
5. Intégrations : Compatibilité avec vos outils actuels (comptabilité, channel manager)
6. Mobilité : Application mobile pour encaisser en chambre ou en terrasse ?
7. Tarification : Licence mensuelle vs achat définitif, coûts cachés ?
8. Sauvegardes : Où sont stockées vos données ? Qui y a accès ?

Recommandation Amenitiz : Pour un hôtel indépendant cherchant à centraliser toute sa gestion (réservations, distribution, site web, encaissements, paiements), une solution tout-en-un comme Amenitiz offre le meilleur rapport qualité/prix et simplifie considérablement la conformité NF525.

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Conclusion : Agissez maintenant pour la conformité NF525

Pourquoi multiplier les abonnements quand une seule solution suffit ?

La conformité NF525 ne devrait pas vous obliger à jongler avec plusieurs logiciels et factures distinctes. C'est exactement le piège dans lequel tombent de nombreux hôteliers : un PMS pour la gestion des réservations, un Channel Manager pour distribuer sur les OTA, un Booking Engine pour le site web, et encore un autre logiciel de caisse pour la conformité NF525. Résultat ? Des coûts qui explosent, des interfaces multiples à maîtriser, et des données fragmentées entre différents systèmes.

Amenitiz change radicalement cette équation.

Une plateforme complète avec certification NF525 intégrée

Contrairement aux solutions fragmentées du marché, Amenitiz intègre nativement la certification NF525 au sein de sa plateforme tout-en-un. Concrètement, cela signifie que vous gérez l'intégralité de votre hôtel depuis une seule interface :

• ‍PMS (Property Management System) : Gestion complète des réservations, planning, check-in/check-out, facturation‍
• Channel Manager : Distribution automatique sur Booking.com, Airbnb, Expedia et 120+ canaux de réservation‍
• Booking Engine : Moteur de réservation direct intégré à votre site web, sans commission‍
• Website Builder : Création de votre site web professionnel en quelques clics‍
• AmenitizPay : Système de paiement sécurisé avec gestion automatisée des encaissements‍
• Certifiée NF525 : Conforme à la réglementation française, intégrée nativement

Votre prochain pas vers la conformité et l'efficacité

La conformité NF525 n'est pas qu'une contrainte réglementaire, c'est une opportunité de transformer votre gestion hôtelière. Avec Amenitiz, vous ne vous contentez pas d'être conforme : vous modernisez, vous simplifiez, vous économisez, et vous gagnez en sérénité.

Plus de 15 000 hôteliers nous font déjà confiance. Rejoignez le mouvement des hôteliers indépendants qui ont choisi la simplicité sans compromis.