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Aumenta la presenza online, risparmia tempo e incrementa le entrate.Hai mai sentito parlare del sito alloggiati web della Polizia di Stato?
Se hai un albergo, un b&b, gestisci degli appartamenti turistici e strutture ricettive di questo tipo oppure stai pesando di entrare in affari, è fondamentale che tu sappia di cosa stiamo parlando perché è obbligatorio registrare gli ospiti su alloggiati web per tutte le strutture ricettive in Italia.
In questo articolo, ti parlerò di tutto ciò che devi sapere sulla registrazione su alloggiati web, dalla loro ragion d’essere ai passi per potersi registrare e inviare i necessari documenti, sia in maniera manuale, sia servendoti di software che lo fanno al posto tuo, in grado di farti risparmiare tempo.
Cos'è Alloggiati Web? Come iscriversi
Alloggiati Web è un portale gestito dalla Polizia di Stato che permette alle strutture ricettive di inviare in modo digitale i dati dei propri ospiti, come previsto dalla normativa italiana.
Prima dell’avvento dell’era digitale nel processo di registrazione degli ospiti attraverso il sistema Alloggiati Web, venivano utilizzate le cosiddette schedine alloggiati. Queste schede cartacee, che raccoglievano i dati personali degli ospiti, dovevano essere compilate manualmente dai responsabili delle strutture ricettive e consegnate di persona all’ufficio di Polizia di Stato più vicino, ogni singolo giorno.
Con l’introduzione del Portale Alloggiati Web dalla Polizia di Stato nel 2006, divenuto poi obbligatorio nel 2013, si è cercato di modernizzare e semplificare questo processo manuale, garantendo quindi un flusso di lavoro più efficiente e sicuro.
Perché è obbligatorio registrare gli ospiti su Alloggiati Web?
Ai sensi dell’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza, è ormai un requisito legale (stabilito dal decreto legislativo n. 50/2017, convertito nella legge n. 96/2017) per i gestori di strutture alberghiere, extra-alberghiere e di affittanze turistiche comunicare, entro 24 ore dall’arrivo, i dati personali dei propri ospiti alle autorità di pubblica sicurezza attraverso il Portale Alloggiati Web. Questo adempimento riveste una notevole importanza in quanto, non solo serve per questioni legate alle statistiche del Paese, ma anche – e soprattutto – per questioni di tutela e sicurezza, consentendo alle forze dell’ordine di identificare tempestivamente eventuali situazioni di rischio e contribuire così alla sicurezza pubblica del paese. La mancata trasmissione di queste informazioni espone i responsabili delle strutture a sanzioni.
Come utilizzare il Portale Alloggiati Web
Dal 2006 le schedine alloggiati vengono compilate direttamente online tramite il Portale Alloggiati Web della Polizia di Stato. Il portale è accessibile all’indirizzo https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/.
Devi registrare la tua struttura per ottenere le credenziali per accedere al portale. Dopodiché, potrai inserire i dati degli ospiti, controllare lo storico e scaricare le ricevute. La trasmissione online sostituisce la vecchia pratica di compilazione cartacea.
Il vantaggio è che le schedine vengono inviate in tempo reale senza necessità di recarsi ogni volta in questura come in passato.
Di seguito ti fornisco una guida passo a passo per usare il portale alloggiati web della Polizia di stato.
1. Iscrizione e Richiesta Credenziali del Portale Alloggiati Web
Per utilizzare Alloggiati Web, devi prima registrare la tua struttura sul sito alloggiatiweb.poliziadistato.it. Questo richiede di ottenere le credenziali di accesso (Nome Utente, Password, e PUK), che verranno fornite dalla questura locale dopo aver presentato la necessaria documentazione.
Nel caso che perdessi le tue credenziali o necessiti di un aggiornamento, puoi richiederne di nuove contattando direttamente la questura di riferimento o seguendo le procedure online disponibili sul portale Alloggiati Web.
2. Accesso al Portale Alloggiati Web
Per accedere al portale, si utilizzano le credenziali ottenute dalla Questura, che consentono la registrazione delle informazioni sugli ospiti e una comunicazione diretta con le forze dell’ordine. Selezionando il pulsante verde “Scarica i Codici di Accesso”, si possono scaricare i Codici di Sicurezza, che vanno conservati per essere utilizzati ogni qualvolta si debba accedere a Alloggiati Web.
Per accedere alla propria area riservata, sono necessari il nome utente, la password e i Codici di Sicurezza. È sufficiente visitare il sito: https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/Accesso.aspx?cc=IT e cliccare su “Area di Lavoro (codici)” per iniziare.
3. Installazione del Certificato di Sicurezza:
Per accedere al servizio, è necessario scaricare e installare un certificato di sicurezza che assicurerá una connessione protetta tra il tuo dispositivo e il portale. Vuoi sapere come?
- Accedi al servizio tramite il sito alloggiatiweb.poliziadistato.it
- Nella sezione “Accedi al servizio”, clicca su “Scarica il certificato digitale”.
- Inserisci “Nome utente” e “Password” forniti dalla questura.
- Scarica il certificato digitale.
- Installa il certificato nel tuo browser.
- Ricorda che il certificato va rinnovato ogni 2 anni.
4. Registrazione e Invio delle Schedine Alloggiati
Una volta accesso al portale, potrai registrare i dati degli ospiti manualmente o tramite caricamento di un file. È importante farlo entro 24 ore dall’arrivo di ogni ospite, per rispettare i termini previsti dalla legge. Eventuali variazioni (partenze anticipate, modifiche) vanno comunicate entro 24 ore sempre alla questura, tramite lo stesso portale. Anche in caso di soggiorni brevi di una sola notte, c’è l’obbligo di trasmettere i dati degli alloggiati. Una mancata o ritardata comunicazione può comportare sanzioni amministrative. Dopo aver inserito i dati, invia le schedine alloggiati attraverso il portale. Questo sistema elimina la necessità di presentarsi fisicamente in questura, risparmiando tempo prezioso.
Ecco qua di seguito, i passaggi necessari:
- Torna alla pagina “Accesso al Servizio”.
- Clicca su “Area di Lavoro”.
- Autenticati inserendo “Nome utente” e “Password”.
- Clicca su “Accedi”.
- Nella sezione di sinistra, troverai il Menu con diverse opzioni.
- Scegli se inserire le schedine alloggiati online o caricarle tramite un file txt.
5. Caricamento del File sul Portale Alloggiati Web:
- Seleziona “Invio File” dall’area riservata.
- Clicca su “Sfoglia” e carica il file txt contenente le informazioni degli alloggiati.
- Seleziona “Elabora” per verificare il formato e il contenuto del file.
- Clicca su “Invia” per registrare le schedine alloggiati presso la questura.
6. Rinnovo del Certificato Digitale:
Ricorda che dopo due anni, a partire da 10 giorni prima della scadenza, potrai rinnovare il certificato digitale. Ecco qui di seguito come farlo:
- Accedi al servizio.
- Clicca su “Scarica certificato digitale”.
- Inserisci “Nome utente” e “Password”.
- Clicca su “Abilita emissione” per revocare il vecchio certificato.
- Clicca su “Nuovo Certificato” dopo pochi secondi.
- Scarica il nuovo certificato e segui le istruzioni per l’installazione.
Ricorda che questa è solo una guida generale e potrebbero esserci variazioni o aggiornamenti nel processo, quindi mantieni sempre sotto controllo il sito per le comunicazioni ufficiali.
Quali Dati Devono Essere Comunicati?
I dati da inserire nella schedina alloggiati saranno:
- Tipo Alloggiato. A seconda che il viaggiatore si un Ospite Singolo, un Capo Famiglia o un Capo Gruppo.
- Data di arrivo e partenza prevista.
- Cittadinanza.
- Luogo di Nascita.
- Cognome e Nome.
- Data di nascita
- Sesso.
- Luogo di Rilascio del Documento.
- Tipo Documento.
- Numero Documento
In caso di minori, vanno indicati i dati dei genitori o degli esercenti la potestà genitoriale. I dati degli ospiti possono essere distrutti, ma le ricevute devono essere conservate dai gestori, in forma digitale per 5 anni.
Apprendi come utilizzare il Portale Alloggiati Web e Risparmia 2 ore al giorno
Il l Portale Alloggiati Web è un metodo efficiente e digitalizzato che ti permetterà di ottimizzare la gestione delle tue comunicazioni obbligatorie e di risparmiare fino a 2 ore al giorno. Questo articolo intende fornire una guida passo a passo per insegnarti a navigare con facilità all’interno del sistema, a inserire rapidamente i dati degli ospiti e a sfruttare tutte le funzionalità avanzate del portale. Con queste competenze, ora potrai dedicare più tempo al miglioramento del servizio offerto ai tuoi ospiti, ottimizzando le operazioni quotidiane e contribuendo alla sicurezza e al benessere del settore ricettivo. Seguire queste linee guida non solo assicura la conformità con le normative italiane, ma facilita anche una gestione più efficiente della documentazione necessaria per la sicurezza e il monitoraggio turistico.
Alloggiati Web: FAQ
1- Come scaricare schedine alloggiati?
Accedendo all’area riservata del Portale Alloggiati Web è possibile scaricare il modello di scheda in formato PDF.
2- Cosa succede se non si procede a registrare gli ospiti sul portale Alloggiati Web? Sanzioni per mancata comunicazione
La mancata o ritardata comunicazione può comportare una sanzione amministrativa da € 109 a € 1.084. Qualsiasi impedimento, anche tecnico come maltempo, deve essere comunicato a sua volta alla questura e le schedine alloggiati potranno essere inviate tramite posta certificata o presentandosi di persona alla questura locale,
3- Come recuperare le schedine alloggiati sul portale Alloggiati Web?
Nell’area riservata del Portale Alloggiati Web è possibile consultare lo storico degli inserimenti fatti e recuperare le ricevute.