Vous êtes gérant d’hôtel et vous avez du mal à sortir la tête de l’eau ? Vous n’utilisez probablement pas encore de PMS ! La gestion d’hôtel nécessite une organisation militaire pour être performant sur tous les fronts. En ce sens, le développement d’outils technologiques spécialisés a permis aux gérants d’hôtel et aux propriétaires d’améliorer significativement leurs conditions de travail, mais aussi les performances de leur établissement. Notre article vous présente le Property Management System, un tableau de bord qui va révolutionner votre quotidien.

PMS : que veulent dire ces 3 lettres ?

Le PMS (Property Management System) désigne une interface numérique qui permet aux gérants et aux propriétaires de maîtriser facilement tous les aspects de la gestion hôtelière. En rassemblant toutes les informations dans un seul espace, le PMS permet de fluidifier l'organisation :

• de la réception de l’hôtel
• de la partie restauration, du bar et de la boutique
• des opérations liées à la maintenance et à l’entretien
• du planning du personnel
• des démarches administratives

Parce qu’il facilite la gestion hôtelière à tous les niveaux, le PMS est un précieux atout pour améliorer la satisfaction client. Or, vous n’êtes pas sans savoir que le bonheur des voyageurs est un objectif majeur pour les acteurs de l’hôtellerie ! Finalement, le PMS vous sera utile afin de mesurer les performances de votre établissement. C’est une étape indispensable pour analyser vos points forts et vos points faibles et ainsi vous améliorer constamment ! La suite de notre article vous explique en détail comment le PMS peut changer votre vie professionnelle.

Le PMS pour hôtel : une solution qui centralise tous vos logiciels

Le PMS pour hôtel est un logiciel qui permet de réunir toutes vos fonctionnalités et toutes les informations utiles synchronisées en temps réel. C’est un avantage considérable pour obtenir une bonne lisibilité sur la gestion de votre hôtel. Voici, dans le concret, les outils qui peuvent être intégrés à votre logiciel PMS pour hôtel.

Gestion des réservations avec le channel manager

La mise en place d’un PMS pour votre hôtel vous permet de gérer plus simplement vos réservations grâce au CRS (Système de réservation centralisé), aussi appelé channel manager. Il s’agit d’un outil efficace pour automatiser le processus de réservation et pour vous faire gagner du temps, que vous pourrez consacrer à des tâches plus enrichissantes. Le CRS est utile pour gérer la disponibilité des chambres, mais aussi pour donner à votre hôtel la visibilité qu’il mérite ! En effet, grâce à l’outil de gestion de canaux, vous pouvez apparaître sur de nombreuses OTA (Online Travel Agencies). Les données se synchronisent automatiquement lorsqu’une chambre est réservée et vous évitez ainsi les problèmes de surbooking. En d’autres termes, le channel management est incontournable pour
augmenter votre visibilité tout en limitant les erreurs de gestion.

Ajustement des tarifs

Certaines périodes du calendrier sont plus calmes que d’autres. Ainsi, il est essentiel d’adopter une tarification dynamique pour toucher un maximum de clients tout au long de l’année. Comment trouver le bon prix pour attirer la clientèle tout en restant compétitif et rentable ? Tournez-vous vers un outil de tarification intelligente ! En intégrant à votre PMS pour hôtel une fonctionnalité comme Amenitiz PriceAdvisor, vous vous assurez de toujours proposer un prix juste, qui tient compte de la saisonnalité et des concurrents. C’est un moyen idéal pour ne rater aucune opportunité, mais aussi pour améliorer globalement le taux d’occupation de vos chambres d’hôtel.

Facturation unique

Le PMS vous permet d’intégrer un outil de centralisation des factures appelé POS (Point of Sale). Si vous gérez un établissement qui propose de nombreux services supplémentaires tels qu’un spa, une boutique, un restaurant ou encore une blanchisserie, vous profiterez d’une facturation unique et cohérente. C’est un gain de temps pour le personnel, qui voit le volume de tâches administratives chronophages réduit. Mais c’est aussi un excellent outil pour augmenter le panier moyen des clients ! En proposant une seule facture, vous boostez naturellement votre cross-selling : un client qui ne sort pas sa carte bleue pour chacune de ses décisions sera plus disposé à céder à ses envies.

Check-in et check-out en ligne

Enfin, le PMS permet d’investir dans des outils qui fluidifient les opérations de check-in et de check-out. Dans le quotidien d’un hôtel, vous savez que ces actions demandent beaucoup de temps. En proposant à vos clients de réaliser leur enregistrement en ligne via leur smartphone ou leur tablette, vous facilitez leur arrivée et réduisez les coûts de gestion opérationnelle. Vous pouvez générer une clé virtuelle qui permet au client d’accéder à sa chambre sans avoir à passer par la réception. Ce système sécurisé est une révolution pour fluidifier les arrivées, notamment tardives, et réduire la charge de travail des employés de réception.

PMS pour hôtel : un avantage majeur dans la gestion du personnel

Vous l’avez déjà constaté avec l'intégration du système de check-in et de check-out à distance : le PMS peut largement améliorer la vie de votre personnel. Et soyez-en certain, la satisfaction des employés a un impact sur le bonheur des clients ! Voici comment utiliser un PMS peut améliorer votre gestion du personnel et la qualité de vie de vos équipes au travail.

Une gestion optimisée des plannings

Le PMS permet l'intégration de modules dédiés à l’organisation des plannings des différents services de l’hôtel. En plus de faciliter l’organisation des shifts pour vos employés de réception, de ménage, de restauration ou encore de spa, vous bénéficiez d’une aide précieuse pour gérer les pauses, les congés et les heures supplémentaires. Finis les cafouillages de planning et de rémunération qui font perdre du temps et créent des tensions au sein de vos équipes ! La gestion de votre personnel devient fluide et les salaires sont calculés de manière précise et juste. Vos employés sont plus satisfaits, donc plus motivés pour offrir à vos clients un service irréprochable : tout le monde est gagnant ! 

Un outil pour gérer les opérations de nettoyage et de maintenance

Il est possible d’intégrer à votre PMS un outil pour faciliter l’organisation des opérations de maintenance et de ménage dans les chambres. Cette fonctionnalité améliore significativement la gestion au quotidien, puisque vous pouvez, entre autres : 

• planifier le nettoyage des chambres
• connaître le statut d’une chambre en temps réel
• prioriser les tâches en fonction de l’urgence
• planifier la maintenance préventive

Il s’agit d’un module idéal pour améliorer la communication entre les différents services, évitant ainsi les quiproquos et les pertes de temps. Il permet également d’améliorer l’expérience de vos clients. Il n’est pas rare qu’un client arrive avant l’heure prévue pour le check-in. Grâce à cet outil, vous pouvez demander en temps réel et en quelques clics que sa chambre soit nettoyée en priorité. Une attention particulière dont il saura se souvenir lors de son prochain voyage dans la région !

Un suivi assidu des performances

Le PMS est une solution idéale pour suivre en direct les performances de vos employés. C’est essentiel pour analyser les compétences de votre personnel à l’essai. En outre, ces données vous permettent d’isoler les points forts et les points faibles de chacun de vos éléments. Vous pourrez ainsi créer un planning optimal, en valorisant les talents spécifiques de chaque employé au moment opportun. Par ailleurs, le PMS vous permet de récompenser vos meilleurs employés. La reconnaissance est un moteur pour le personnel hôtelier qui évolue sous pression, notamment en haute saison. Pour éviter de subir les conséquences du turnover, mais aussi pour que le bonheur de vos employés impacte positivement vos clients, le suivi des performances est un atout indéniable.

Améliorer l’expérience client avec le PMS pour hôtel

L’expérience client est la clé de la réussite pour votre hôtel. Le PMS peut, en ce sens, vous apporter un soutien indéfectible.

Personnalisation du séjour

En gardant en mémoire toutes les exigences de vos clients habitués, vous pouvez leur offrir un séjour personnalisé. Préférences, type de chambre, demandes spécifiques : vous leur donnez la sensation d’être uniques. Et les clients adorent ça!

Communication optimisée

Le PMS optimise votre communication à de nombreux niveaux. Grâce à l’envoi d’emails automatiques, votre client dispose de toutes les informations nécessaires au bon déroulement de son séjour. En envoyant des mails personnalisés, vous renforcez le lien qui vous unit à vos clients. Enfin, grâce à la possibilité de poser des questions via un tchat, vous garantissez une réactivité inégalée aux demandes des voyageurs. 

Le CRM pour améliorer la vente additionnelle

L’intégration d’un CRM (gestion de la relation client) à votre PMS vous permet d’améliorer à la fois votre cross-selling et votre vente additionnelle. Envoyez des offres personnalisées et pertinentes aux clients pour leur proposer des services haut de gamme ou des options sur mesure. Vous leur donnez ainsi l’opportunité d'enrichir leur séjour sans toutefois les inonder de publicités agressives. 

Gardez un œil sur les performances de votre hôtel avec le PMS 

Le PMS joue un rôle pivot dans l’amélioration des performances de votre hôtel. En gardant un œil sur les différents services et leur succès, vous pouvez prendre des décisions éclairées dans la gestion de votre entreprise. 

Prendre des décisions avec les bonnes informations

Le PMS permet de centraliser toutes les informations utiles à la gestion de votre hôtel. Vous avez ainsi l’assurance de prendre des décisions motivées et pertinentes. Vous envisagez d’agrandir votre établissement ? De mettre en place un room service ? De proposer des excursions touristiques ? Le PMS vous aide à évaluer la pertinence de chacune de vos décisions.

Connaître l’impact de vos décisions

Grâce à un système d’analyse des données et à la transmission de rapports d’activité détaillés, le PMS vous permet de connaître l'impact de chacune de vos décisions stratégiques. Vous pourrez ensuite ajuster le tir en cas de besoin. C’est la garantie d’améliorer vos services en permanence, de limiter les coûts inutiles et donc de pérenniser votre entreprise. 

Bien choisir son PMS pour son hôtel

Utiliser un PMS pour votre hôtel est un choix plus que judicieux pour alléger votre quotidien de gérant. Mais pour bien profiter de tous les avantages de cette solution, il convient de choisir un outil adapté à votre établissement. Un hôtel de 10 chambres n’aura pas les mêmes besoins qu’un complexe hôtelier comprenant plusieurs centaines d’hébergements ! Voici quelques critères à prendre en compte pour bien choisir son PMS pour hôtel. 

Intuitivité et ergonomie du PMS

Gardez en tête que le PMS sera utilisé par vous, mais aussi par votre personnel : il doit être facile à prendre en main et particulièrement intuitif. Investir dans un PMS qui nécessite des connaissances poussées en informatique est une décision contre-productive ! En optant pour un PMS ergonomique, vos équipes seront rapidement opérationnelles et votre achat plus rapidement rentabilisé. 

Optez pour un PMS personnalisable

La personnalisation de votre PMS est un facteur décisif pour faire votre choix. Vérifiez qu’il soit compatible avec d’autres interfaces comme le channel manager ou le CRM. Un PMS doté d’une grande connectivité vous permet de bénéficier d’un outil qui grandira avec votre hôtel. Installer un outil standardisé, c’est prendre le risque d’être rapidement confronté à ses limites : c’est donc un frein à votre succès !

PMS pour hôtel : mettez le juste prix !

Installer un PMS représente un certain coût. Si vous choisissez un PMS adapté à votre hôtel, vous verrez que cet investissement sera fructueux. Ne cédez pas aux fausses promesses des PMS qui vous vendent des fonctionnalités qui vous sont inutiles. Choisissez le logiciel qui répond exactement aux besoins spécifiques de votre hôtel. De notre côté, afin d’offrir à chaque gérant d’hôtel l’outil adapté aux particularités de son établissement, nous avons fait le choix d’un PMS simple d’utilisation et efficace, mais ouvert à l’intégration de nombreuses autres plateformes. Vous l’avez vu, centraliser l’ensemble de vos informations et de vos opérations sur un PMS n’est pas une option si vous souhaitez optimiser la gestion de votre hôtel ! En prenant le temps de choisir un outil adapté à votre établissement, vous améliorez votre quotidien de gérant et les conditions de travail de vos équipes. Deux facteurs indispensables pour que votre hôtel devienne l’adresse préférée des voyageurs de passage dans votre région.

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