C’est quoi le check in à l’hôtel ? Tout ce qu’il faut savoir

Marine Nozerand - 27 Jul, 2023

Dans l'univers de l'hôtellerie, chaque interaction compte, chaque moment est une opportunité pour marquer l'esprit de vos clients et les transformer en ambassadeurs fidèles de votre établissement. Parmi ces moments-clés, le check-in occupe une place de choix. Souvent considéré comme une simple formalité, il est en réalité bien plus que cela. Il s'agit du premier contact direct entre votre établissement et vos clients. C'est un instant qui peut forger une première impression inoubliable, poser les bases d'une relation de confiance et offrir une expérience personnalisée à vos clients.

Mais qu'est-ce que le check-in à l'hôtel exactement ? Pourquoi est-il si crucial pour votre établissement et vos clients ? Comment optimiser ce processus pour qu'il reflète au mieux les valeurs de votre hôtel ?

Si vous vous posez ces questions, alors vous êtes au bon endroit. Au fil de ce blog, nous allons déchiffrer ensemble les coulisses de ce processus, de la réservation de la chambre à l'accueil de vos clients à la réception.

C'est quoi le check in hôtel ?

Le check-in à l’hôtel est une phase cruciale qui lance officiellement le séjour du client. Ce moment, qui peut sembler routinier, est bien plus qu’une simple formalité administrative.

Dès son arrivée à la réception, le voyageur, est accueilli par le personnel de l’hôtel. Il doit confirmer sa réservation, généralement en donnant son nom ou un numéro de réservation. L’hôtelier (vous) s’assure alors que tout est en ordre dans leur système : la réservation est validée, la chambre attribuée est prête, et les spécifications du client, s’il y en a, sont prises en compte,

En plus de marquer le début officiel du séjour, la phase du check-in donne au client l’accès aux services et équipements de l’hôtel, qu’il s’agisse du Wi-Fi, de la salle de sport, de la piscine, etc. Les règles de l’hôtel et les informations utiles sont généralement partagées à ce moment-là.

En résumé, le check-in hôtelier est un processus essentiel que chaque hôtelier doit réaliser avant de donner accès aux clients. Pour mieux comprendre ce processus, voici une infographie détaillant chaque étape, de la réservation à l’accès à la chambre.

L'importance d'une bonne procédure pour votre check-in hôtelier

Le processus du check-in est une procédure d’une importance capitale à la fois pour vous l’hôtel et pour le client. C’est un moment pivot de l’expérience hôtelière qui peut grandement influencer la satisfaction globale du séjour.

De votre côté, la phase check-in est plus qu’un simple processus administratif. Il constitue une opportunité précieuse pour établir un lien positif et durable avec votre client. Voici pourquoi ce moment est si crucial :

Il permet de vérifier l’identité de votre client et de valider sa réservation. Il nous donne accès aux informations importantes de notre client.

C’est l’occasion de recueillir toutes les informations importantes sur le séjour du client.

C’est une opportunité de répondre aux questions de votre client et de lui fournir toutes les informations pratiques nécessaires pour son séjour.

Enfin, le check-in est le moment où l’hôtel peut créer une première impression positive et accueillante.

Pour votre client, le processus du check-in est tout aussi important :

Il officialise son enregistrement à l’hôtel après sa réservation. C’est une étape cruciale qui marque le début de son séjour et qui peut avoir un impact significatif sur son niveau de confort et de satisfaction.

Il lui permet de récupérer la clé ou la carte de sa chambre réservée.

C’est le moment pour le client de poser toutes les questions qu’il pourrait avoir sur son séjour, les services de l’hôtel, les attractions locales, etc.

C’est également lors du check-in que le client rencontre pour la première fois le personnel de l’accueil. Ce premier contact humain peut grandement influencer la perception du client de l’hôtel et de son niveau de service.

Enfin, il aide à votre client à se familiariser avec les lieux dès son arrivée.

En somme, un bon déroulement du check-in est essentiel pour garantir une expérience client positive dès le début du séjour. C’est un moment de transition crucial qui peut définir le ton pour le reste du séjour du client. Il est donc vital de le gérer avec soin et professionnalisme.

Comment optimiser votre check-in hôtelier ?

De nos jours, de plus en plus d’hôtels cherchent à optimiser et fluidifier le processus du check-in grâce à des solutions innovantes. Voici quelques conseils :

Proposer un check-in en ligne ou via une application smartphone. Permettre aux clients de pré-enregistrer leurs informations en ligne ou via une application peut non seulement économiser leur temps à l’arrivée, mais aussi rendre le processus plus transparent et moins stressant. Les clients peuvent ainsi arriver à l’hôtel en sachant que tout est déjà préparé pour eux.
Envoyer un email ou un SMS de bienvenue avant l’arrivée peut aider à établir un lien positif avec le client. Ce message peut inclure des informations sur le check-in, des rappels concernant la réservation, ainsi que des suggestions pour des activités locales ou des services d’hôtel que le client pourrait apprécier.
Afficher clairement les heures de check-in et les instructions. Un panneau dans le hall d’accueil ou des instructions détaillées sur le site web de l’hôtel peuvent aider à guider les clients et à faciliter leur arrivée.
Avoir un personnel d’accueil suffisant pendant les heures d’arrivée.
Équiper la réception de technologie moderne : Investir dans un logiciel de gestion hôtelière moderne (PMS), des imprimantes rapides, des terminaux de paiement efficaces et d’autres technologies peut grandement améliorer l’efficacité du check-in.
Une petite attention comme une boisson de bienvenue peut faire une grande différence dans l’expérience client.

En optimisant le check-in, votre hôtel peut non seulement gagner en efficacité, mais surtout offrir une expérience client positive dès le début du séjour. Et sans parler du check-out qui est tout aussi essentiel…

FAQ sur le check-in hôtelier

Que veut dire check in ?

Le terme « check-in » se réfère au processus d’arrivée et d’enregistrement d’un client à l’hôtel.

Jusqu'à quelle heure peut-on arriver/faire son check-in à l'hôtel ?

Généralement, les chambres sont disponibles à partir de 14h ou 15h. Mais certains hôtels autorisent un check-in plus tôt. Il est recommandé de vérifier l’heure exacte directement auprès de l’établissement.

Puis-je faire un check-in en ligne avant d'arriver à l'hôtel ?

De plus en plus d’hôtels le proposent. Le voyageur peut ainsi gagner du temps en pré-enregistrant ses informations. Il devra tout de même passer à la réception pour récupérer sa clé.

Dois-je absolument me présenter à la réception pour le check-in ?

Oui, le passage à la réception est obligatoire pour confirmer son identité et récupérer la clé, même si l’on a fait un pré-enregistrement en ligne.

Quels sont les documents demandés pour le check-in ?

Une pièce d’identité valide (passeport, carte d’identité, permis de conduire) ainsi que le numéro de confirmation de réservation. Certains hôtels exigent aussi une carte bancaire.

Comment se fait un check-in ?

Pour effectuer un check-in à l’hôtel, commencez par accueillir le client à la réception, vérifiez sa réservation et son identité, puis recueillez les détails de son séjour et ses informations de paiement. Ensuite, fournissez la clé de la chambre réservée et expliquez les services de l’hôtel.

Comment faire le check-out hôtel ?

Le check-out à l’hôtel implique de régler tous les frais accumulés pendant le séjour et de rendre les clés de la chambre. Il est important de confirmer avec le client qu’il est satisfait de son séjour et de lui souhaiter un bon voyage.

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