¿Sabes cómo se asignan las habitaciones de un hotel?

¿Es la asignación de habitaciones de un hotel una cuestión aleatoria? La mayoría de los clientes desconocen por qué les ha tocado una habitación con vistas a la montaña (a menos de que hayan pagado por ello) o la última recámara de un largo pasillo. La realidad es que no todos los hoteles utilizan los mismos métodos para asignar una habitación a una reserva. Algunas propiedades siguen llevando estas tareas de manera manual considerando algunos criterios de rentabilidad, mientras que otras apuestan por tecnología que les permite hacerlo prácticamente de manera automatizada.

¡Si trabajas en el sector hotelero o te estás planteando esta idea, sigue leyendo y descubre cómo se asignan las habitaciones de un hotel!

Asignación de habitaciones en hoteles: ¿por qué es tan importante?

Antes de hablar sobre softwares como el Channel Manager o el PMS hotelero (Property Management System) que permiten gestionar un hotel de manera eficiente, es necesario que hagamos una pausa para entender por qué es tan importante la asignación de las habitaciones y el efecto que este proceso tiene sobre la rentabilidad de una propiedad hotelera.

Gestionar todos los canales de distribución de manera eficiente para asegurar el máximo margen de beneficios no es tarea fácil, sobre todo si no nos apoyamos en la tecnología.

Durante décadas los hoteles han llevado a cabo esta tarea de manera manual, pero en la actualidad, esto no tiene por qué ser así. De hecho, tanto pequeños como grandes hoteles han instaurado sistemas que les permiten administrar el inventario de manera avanzada y automatizada, cuestión que no solo mejora la rentabilidad y el servicio que ofrecemos a nuestros clientes, sino también la productividad de nuestros empleados.

Imagina que te encuentras en una temporada específica ofreciendo distintos tipos de habitaciones en diferentes canales de distribución (incluyendo tu propia página web). ¿Serías capaz de actualizar todo el inventario de manera manual para llevar a cabo una correcta asignación de las habitaciones? ¿Qué pasaría si vendes una habitación que realmente no está disponible? ¿Cuánto dinero estarías perdiendo si asignas a un cliente que ha pagado muy poco dinero una habitación premium que pudiste haber vendido a otro perfil de huésped? ¿Estarías vendiendo la habitación indicada al cliente correcto en el momento más apropiado?

¡Hazte todas estas preguntas y plantéate si tu estrategia de asignación de habitaciones y manejo de inventario es correcta!

Asignación dinámica de habitaciones

La asignación de habitaciones de forma dinámica es una característica propia de los Sistemas de Gestión de Propiedades. Es especialmente útil para pequeños hoteles que necesitan asegurar la disponibilidad de todo el inventario en los canales de distribución propios y de terceros.

Esta funcionalidad de los PMS hoteleros ayuda al encargado del hotel a optimizar la distribución del stock de habitaciones en tiempo real, maximizar los ingresos y mitigar el riesgo del overbooking.

Invertir en un PMS es la mejor decisión de cara a establecer una estrategia de asignación de habitaciones conveniente para el negocio, sin dejar de lado las expectativas del cliente. Además de encargarse de la asignación del inventario, gracias a un PMS podemos acceder a toda la información de los huéspedes desde un mismo panel de control.

Contar con un Channel Manager también es aconsejable. Este tipo de software es el complemento perfecto de un PMS. Permite a los hoteles conectarse a las OTAs (Agencias de Viajes Online) y controlar el inventario de tarifas. En definitiva, una herramienta que permite a los hoteleros diversificar sus fuentes de ingresos.

Asignación manual de habitaciones

Independientemente del tipo de hotel, la asignación manual de habitaciones es una práctica que no genera valor ni para el negocio ni para los clientes.

Supone más inconvenientes que ventajas: los hoteles que asignan las habitaciones de manera manual están más expuestos a cometer errores que, incluso, pueden tener efectos negativos sobre la reputación de la marca, desmejorar la experiencia y la estancia del cliente y comprometer la rentabilidad del hotel.

La responsabilidad de asignar manualmente las habitaciones recae principalmente sobre los empleados de la recepción quienes deciden, con base en una serie de criterios, a quién le corresponderá la habitación menos ruidosa y a quién, la que tiene mejores vistas al mar.

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