La gestion d’hôtel est un métier passionnant, mais particulièrement fatiguant ! Pour faire face aux multiples tâches qui vous incombent, vous auriez tout à fait raison de faire appel à un logiciel ! Connaissez-vous le PMS pour hôtel ? Ce système de gestion des établissements hôteliers se place en véritable assistant pour centraliser toutes vos informations et toutes vos opérations. Comment fonctionne-t-il ? Comment bien choisir son PMS ? Notre article vous guide dans ce choix décisif pour votre hôtel ! 

PMS pour hôtel : automatiser, centraliser, optimiser !

Le PMS (Property management system) est un logiciel qui simplifie l’administration des établissements hôteliers. En rassemblant en un seul et même endroit toutes les informations dont vous avez besoin pour votre gestion, le PMS rend votre quotidien beaucoup plus facile. En outre, depuis votre logiciel, vous pouvez effectuer de nombreuses actions, lesquelles vous prendraient normalement un temps considérable. 

La centralisation des informations : pourquoi c’est crucial ?

Grâce à l’utilisation d’un PMS pour votre hôtel, vous avez à votre disposition toutes les informations nécessaires à la bonne gestion de votre établissement. Ce tableau de bord vous permet notamment de consulter : 

• e taux d’occupation des chambres 
• l’état du nettoyage de chacune d’entre elles 
• le suivi des paiements effectués par les clients 
• le planning des employés 
• les performances de votre hôtel 
• les informations relatives à chaque client

Toutes ces données font partie intégrante du quotidien du gérant d’hôtel et du personnel : en les centralisant, vous ne perdez plus de temps à les chercher ! 

Automatisation des tâches chronophages

Le PMS permet d’intégrer de nombreux autres logiciels tels que les outils de comptabilité, d’organisation et de maintenance, de channel management ou encore de tarification intelligente. De ce fait, toutes les micro-tâches qui grignotaient auparavant votre temps peuvent être automatisées. Dans le concret, le PMS permet : 

• d’enregistrer automatiquement les réservations 
• de répartir intelligemment les clients dans les chambres 
• de générer des factures 
• de fluidifier les processus de check-in et de check-out 
• de gérer les paiements
• d’organiser le nettoyage et la maintenance des chambres 
• de calculer les salaires, les congés et les pauses en tenant compte des heures supplémentaires

En faisant confiance à un logiciel pour réaliser toutes ces actions simples mais chronophages, vous réduisez le risque d’erreurs humaines et de mauvaise communication entre les services. De plus, vous disposez de plus de temps pour vous consacrer à des missions valorisantes et gratifiantes : un facteur clé du bonheur au travail ! 

PMS pour hôtel : une solution contre le turnover

En concentrant vos informations et vos actions sur un tableau de bord unique, vous optimisez vos tâches quotidiennes et celles de vos équipes. Cette optimisation a un impact positif sur la qualité de vie de votre personnel au travail. La communication entre les différents services est fluidifiée, ce qui élimine des sources de tension. L’automatisation du calcul des salaires, des congés et des pauses limite les erreurs, donc les motifs d’insatisfaction des employés. Pour finir, en réduisant le stress et la surcharge mentale, le PMS participe directement au bien-être de vos équipes. Le turnover, généralement très conséquent dans le milieu de l’hôtellerie, ne sera bientôt plus qu’un vieux souvenir pour votre établissement ! 

PMS pour hôtel : un avantage pour les employés, mais pas uniquement !

Les employés d’hôtel qui utilisent un PMS sont plus heureux au travail : cet état d’esprit positif impacte directement vos clients. Mais l’utilisation d’un logiciel pour hôtel améliore significativement l’expérience client à bien d’autres égards. 

Le bonheur des uns fait la satisfaction des autres

Des employés heureux dans leur travail seront plus motivés à apporter satisfaction aux clients. Cette stratégie à long terme vise à faire de votre hôtel une adresse reconnue pour son sens du service et de l’accueil. Vos clients ne manqueront pas de revenir séjourner chez vous et de recommander votre établissement à chaque occasion ! 

Une amélioration de l’expérience client

Le PMS améliore plus concrètement l’expérience client en gardant en mémoire les informations indispensables des voyageurs réguliers. Préférences, habitudes ou exigences : vous pourrez, en un clin d'œil, accéder aux données utiles pour anticiper les demandes de votre client. De plus, vous pourrez faire référence à son dernier séjour pour lui montrer qu’il n’est pas qu’un simple numéro de chambre ! La fidélité est ainsi renforcée sans effort, par une simple attention. Enfin, en envoyant des offres ciblées, vous pouvez significativement enrichir son séjour tout en déployant une stratégie de cross-selling. Tout le monde est gagnant !

Comment choisir son PMS pour hôtel : les critères

Vous l’aurez compris, le PMS pour hôtel est un avantage pour les employés comme pour les clients. Mais pour être certain de profiter de toute la potentialité de ce logiciel intelligent, il est impératif de bien le choisir ! Voici quelques critères à prendre en considération pour être certain de faire un choix stratégique. 

Facilité d’utilisation

Dans un premier temps, votre PMS doit avoir une interface claire pour qu’il soit facile à prendre en main et intuitif. N’oubliez pas que le logiciel ne sera pas uniquement utilisé par le gérant d’hôtel ou le réceptionniste : de nombreux employés y auront accès. Toute l’équipe de votre hôtel doit pouvoir ainsi être autonome rapidement, en limitant les heures de formation et d’explications. Opter pour un PMS trop complexe est tout simplement contre-productif ! 

Présence de fonctionnalités clés

Avant d’investir dans un logiciel pour votre hôtel, vérifiez qu’il dispose de l’ensemble des fonctionnalités de base. La gestion des réservations est un incontournable, mais vous devez aussi vous renseigner sur les possibilités quant à la comptabilité, la facturation, le reporting de performance, l’organisation des plannings ou encore la communication avec les clients. 

Intégrations possibles

Outre les fonctionnalités minimales, veillez à ce que votre logiciel puisse autoriser l’intégration d’autres outils tels que le CRM (outil de gestion de la relation client), le POS (Point of Sale) pour bénéficier d’une facturation unique ou encore du channel manager, qui synchronise vos réservations sur toutes les OTA (Online travel agencies). Enfin, pensez à vous renseigner sur les possibilités d’intégration de systèmes de paiement et d'organisation de la maintenance. 

Support client

Être accompagné dans vos premiers pas est important pour profiter au maximum des potentialités du PMS pour hôtel ! Optez pour un logiciel qui fournit un support client réactif et à l’écoute. C’est la garantie d’obtenir de l’aide en cas de problème technique, mais aussi lorsque vous avez besoin de conseils. Les bons logiciels sont fournis avec un service d'installation, une formation pour vos équipes et une assistance permanente. 

Reporting de performance

Le PMS est un véritable outil de pilotage pour votre entreprise. En optant pour un logiciel qui fournit des rapports de performances détaillés, vous aurez les clés pour prendre les meilleures décisions. Taux d’occupation des chambres, RevPAR et segmentation de la clientèle sont autant de données qui permettront de mener votre entreprise au succès.

Tarification claire et adaptée à vos besoins

L’installation d’un PMS a un certain coût. Avant de choisir votre logiciel, renseignez-vous sur le modèle de tarification et sur les services compris dans votre facture. En outre, accordez un soin particulier aux modules inclus et à ceux en options ! Pour finir, sachez qu’il est inutile de vous encombrer avec des fonctionnalités gadgets : le PMS est là pour vous faciliter la vie, il doit être intuitif et efficace, rien de plus ! C’est le meilleur moyen de payer le juste prix, donc de rentabiliser rapidement votre investissement !

Ne dérogez pas à la sécurité !

Le PMS est destiné à centraliser toutes vos informations ainsi que celles de vos clients. Vous comprenez donc que la sécurité est un point essentiel pour faire un choix judicieux. Pour ce faire, il est pertinent de privilégier un PMS basé sur le cloud (SaaS). Les données sont stockées sur un serveur sécurisé, ce qui permet aussi de décharger l’hôtel de cette responsabilité. 

3 PMS à connaître

De nombreuses solutions de PMS sont proposées sur le marché et il est parfois difficile de s’y retrouver. Faire le bon choix dépend avant tout de votre structure hôtelière et de vos besoins spécifiques. Pour vous guider dans votre décision, voici 3 logiciels pour hôtel à connaître ! 

Le PMS Amenitiz : le must-have des hôtels indépendants et des petites structures

Plus de 13 000 établissements font confiance au logiciel Amenitiz, conçu pour la gestion hôtelière. Avec son interface ergonomique et sa prise en main facile, il vous permet de profiter des avantages du PMS rapidement. Cet outil est particulièrement adapté aux hôtels indépendants et aux petites structures. Il simplifie l’administration, optimise vos tâches quotidiennes et améliore sensiblement l’expérience client.

Asterio : la solution pour les établissements multi-activités

Le PMS Asterio est une solution logicielle particulièrement adaptée pour les établissements qui développent plusieurs activités en parallèle. Hôtellerie, restauration, spa et activités de loisirs pourront être gérées aisément en une seule interface. 

Cloudbeds : la flexibilité pour tous les types d’hébergements

Le logiciel Cloudbeds a l’avantage de pouvoir s’adapter à différentes tailles de structures hôtelières. Notez cependant qu’il est plutôt complexe. Par conséquent, il sera moins adapté aux petits établissements qu’aux moyennes et aux grandes structures. Avec sa fonction de gestion des lits en dortoir, Cloudbeds est particulièrement adapté pour la gestion des auberges de jeunesse.

Amenitiz : notre formule tout-en-un pour gérer votre établissement hôtelier

Si vous optez pour notre solution de PMS, vous pourrez bénéficier d’outils complémentaires pour pousser la productivité à son maximum. Voici les fonctionnalités supplémentaires qui vous attendent si vous placez votre confiance en Amenitiz ! 

Notre channel manager

Notre channel manager vous permet de maximiser votre visibilité tout en supprimant les surréservations. Avec la possibilité d’apparaître sur plus de 120 OTA reconnues internationalement, vous êtes certain de donner à votre hôtel la visibilité qu’il mérite. Un calendrier de réservation synchronise en temps réel toutes vos informations, pour qu’aucune chambre ne soit réservée par deux clients en même temps ! Toutes vos réservations, quelle que soit leur provenance, sont consultables en un seul et même endroit, pour observer l’état de vos activités en un coup d'œil. 

Notre outil de tarification dynamique

Grâce à notre outil de tarification intelligente Amenitiz PriceAdvisor, vous ne passez à côté d’aucune opportunité de réservation ! Notre algorithme vous recommande le prix le plus juste en fonction de la saison, de la demande et des offres concurrentes. Utiliser notre outil, c’est avoir l’assurance d’augmenter le taux d’occupation de vos chambres sans les louer au rabais ! Amenitiz PriceAdvisor vous donne accès à un maximum de données, pour rester concurrentiel quel que soit le moment de l’année. 

Création d’un site Web pour booster les réservations directes 

Avec la formule tout-en-un d’Amenitiz, vous bénéficiez de services d’experts dans la création de sites Web. C’est la méthode à adopter pour se libérer des OTA en boostant vos réservations directes ! Grâce à la création d’un site Internet professionnel, sécurisé et ergonomique, vous maximisez vos chances de convertir les clients sans payer de commissions aux plateformes de réservation. 

Système de paiement Amenitiz 

En générant des liens de paiement sécurisés, vous renforcez la confiance de vos clients. Et ça, c’est excellent pour votre taux de conversion ! De plus, notre système de paiement vous permet de recevoir les versements immédiatement. Avec le tableau de bord centralisé d’AmenitizPay, accédez en un clic à tous vos suivis de paiement et automatisez les rappels de paiement pour garder un contrôle total sur votre trésorerie.

Amenitiz Boost et son coup de pouce marketing

Choisir notre PMS vous donne également l’opportunité de profiter de l’offre Amenitiz Boost. Nos spécialistes en marketing digital vous aident à développer une stratégie efficace pour : 

• augmenter votre visibilité au maximum 
• renforcer votre image de marque
• créer un lien fort et durable avec votre clientèle

Le petit plus d’Amenitiz Boost, c’est que vous ne payez que pour ce que vous obtenez ! Ainsi, vous ne serez facturé que pour les réservations confirmées générées par notre campagne marketing. Aucun frais caché et pas de frais initiaux ! 

Prêt à passer au niveau supérieur dans la gestion de votre hôtel ? Vous avez désormais toutes les cartes en main pour cela ! N’oubliez pas que le choix de votre logiciel est primordial. De lui découle votre activité, votre productivité et la satisfaction de vos clients. De notre côté, nous en sommes certains : vous ne pourrez plus vous passer de cet assistant polyvalent !

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