Anno dopo anno, il settore turistico e dei viaggi continua a crescere e a raggiungere nuovi, avventurosi viaggiatori per tutto il mondo. Questa era così prospera per l'industria della hospitality offre così tante nuove opportunità commerciali per gli albergatori e, in generale, per i gestori delle proprietà. Ma come usufruirne senza cadere in incombenze scomode come le doppie prenotazioni? L'incubo delle doppie prenotazioni una realtà per i gestori delle proprietà di tutto il mondo, in particolar modo nei casi in cui questi non abbiano a disposizione proprietà alternative dove poter rial locare le prenotazioni ed evitare loverbooking. Tutti gli albergatori devono essere a conoscenza delle corrette modalità da seguire per poter gestire le proprie prenotazioni in modo rapido ed efficiente. Per aiutare i gestori delle proprietà, noi di Amenitiz abbiamo preparato questa piccola guida dove ti spiegheremo cosa sono le doppie prenotazioni e come poterle evitare.

Così la doppia prenotazione?

La doppia prenotazione, conosciuta anche come overbooking, si verifica quando vengono effettuate più prenotazioni per una stessa camera per la stessa notte. Questo tipo di situazioni creano inconvenienti non indifferenti per gli albergatori, che si ritrovano con due o più ospiti diversi a voler soggiornare presso la propria struttura, senza poterli accontentare. Questo accade spesso a causa di problemi nella gestione della struttura, soprattutto nei primi anni di attività. Un albergatore si può ritrovare in una situazione di overbooking soprattutto a causa di due fattori:

1. Errore nella gestione del calendario: se la disponibilità delle camere non viene costantemente aggiornata, facile che un ospite di ritrovi a prenotare una camera che in realtà dovrebbe già risultare come non disponibile.
2. Errore nella sincronizzazione della disponibilità delle camere tra i vari canali: questo accade quando, per esempio, un viaggiatore prenota attraverso un canale OTA, dove una camera risulta ancora disponibile quando in realtà già stata assegnata a un altro ospite.

Spesso questi errori si verificano quando, ad esempio, un ospite modifica le proprie date di arrivo ma ci si dimentica di aggiornare la disponibilità sul proprio sito web o sulle diverse piattaforme o quando non ci si ancora affidati a un sistema di prenotazione dedicato per gestire e monitorare le proprie prenotazioni. Se non sei ancora convinto del giusto software di prenotazione da utilizzare per la tua proprietà, non perderti la nostra guida sui software di prenotazione per hotel!

Come evitare le doppie prenotazioni?

Sebbene sia un inconveniente scomodo da gestire, la buona notizia che possibile evitare il verificarsi della doppia prenotazione, grazie a piccole azioni strategiche. Vediamo insieme quali sono!

Migliora la gestione del calendario

Una delle soluzioni per evitare di ritrovarsi in questa situazione quella di gestire il calendario delle prenotazioni in maniera più efficiente. In questi casi, il modo più semplice per evitare errori umani nella gestione delle prenotazioni quello di affidarsi a un sistema di prenotazione qualificato. Per risolvere facilmente questo inconveniente, noi di Amenitiz mettiamo a tua disposizione il nostro famoso sistema di prenotazione. Richiedi subito la tua demo gratuita e vedrai che non ne potrai più fare a meno! Lutilizzo di un software professionale per la gestione delle prenotazioni, infatti, ti permetterà di evitare errori manuali e di aggiornare automaticamente i diversi canali utilizzati con tutte le informazioni necessarie. Un sistema di prenotazione ti aiuterà non solo a mantenere le informazioni sulla disponibilità della tua struttura costantemente aggiornate, ma anche a sincronizzare i dati con i differenti canali in modo da poter distribuire le disponibilità e i prezzi in tempo reale su diverse piattaforme online, magari con l'aiuto di un channel manager.

Ritaglia del tempo e concentrati

In questi casi la fretta può esser e il tuo peggior nemico. Cerca di trovare il tempo adeguato per poter creare annunci accurati, evitando di commettere errori durante la pubblicazione. In questo modo, ti darai la possibilità di poter ricontrollare accuratamente un annuncio prima di pubblicarlo. Il tempo un prezioso alleato che ti aiuterà a evitare errori di distrazione, soprattutto se gestisci manualmente le tue prenotazioni. Diventando pro attivo e previdente, risparmierai tempo, denaro e tanto stress!

Organizzati per avere a disposizione una proprietà di riserva in caso dimprevisti

In casi di doppia prenotazione, fondamentale saper agire tempestivamente per evitare che uno degli ospiti rimanga senza una sistemazione e finisca con lasciare una cattiva recensione online. Per risolvere facilmente questo problema, la soluzione più semplice sarebbe quella di sistemare uno dei clienti in unaltra camera disponibile presso la tua struttura, magari anche una di standard superiore senza richiedere costi aggiuntivi, per scusarsi dell'inconveniente. Ma se non hai stanze disponibili e non possiedi unaltra proprietà dove poter spostare facilmente gli ospiti, come puoi risolvere questo dilemma? Mantenere buoni rapporti con gestori di altre proprietà nelle vicinanze della tua struttura ricettiva potrebbe essere la tua ancora di salvezza in caso di circostanze impreviste. Grazie allaiuto di strutture vicine alla tua, potrai trovare una sistemazione sostitutiva per il tuo ospite, facendoti carico degli eventuali costi aggiuntivi ed evitando una brutta figura (e una brutta recensione).

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